Le monde professionnel est aujourd’hui marqué par une accélération des projets de transformation numérique et notamment par une dématérialisation croissante des outils de gestion RH. Dans ce contexte, la protection des données personnelles et la gestion de la conformité sont devenues des enjeux majeurs, et le rôle de DPO (Délégué à la Protection des Données) a gagné en importance.
Les enjeux de la protection des données personnelles
Dans le contexte numérique actuel, la protection des données personnelles est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises.
Pour rappel, les données personnelles se réfèrent à toutes les informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne. Cela peut inclure, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail…parfois même les informations financières et médicales (eh oui, pensez-y !). Vous comprendrez donc que le sujet de la sécurité et la confidentialité de ces informations est à prendre au sérieux.
De plus, avec la transformation numérique, le volume de données personnelles généré et stocké a augmenté (et continue d’augmenter) de façon exponentielle. Cette tendance rend le défi de la protection des données personnelles encore plus critique et complexe.
Être à l’aise et au clair avec les enjeux est donc la première étape vers une gestion efficace des données.
La relation entre les systèmes d’information (SI) et la protection des données
Les systèmes d’information (SI) jouent ici un rôle crucial, puisqu’ils servent à collecter, stocker, analyser, distribuer…mais également à protéger les données personnelles.
Ils peuvent en effet être utilisés pour améliorer la sécurité des données, grâce à des outils de cryptage de données, de détection et de signalement de tentatives d’accès non autorisées, de monitoring en temps réel ou encore de sauvegardes automatisées.
Par exemple, ils peuvent être configurés pour effectuer des sauvegardes régulières et crypter les données sensibles.
De plus, les SI peuvent également aider les services RH (nous y reviendrons) à être en conformité avec les différentes lois et réglementations, en fournissant des rapports et des analyses détaillés. Une aide très précieuse pour le DPO qui peut ainsi gérer la conformité de manière plus précise et efficace.
Bien évidemment, les SI seuls ne sont pas une solution miracle. Pour assurer une protection efficace des données personnelles, ils doivent être utilisés en combinaison avec d’autres mesures, comme la formation du personnel et les politiques de sécurité.
Des politiques qui doivent inclure des directives sur la collecte, le stockage, l’utilisation et la divulgation des données personnelles…ainsi que des mesures pour prévenir et gérer d’éventuelles violations de données.
Bref, c’est un sacré morceau pour la DSI ! Ajoutons à cela que la gestion et la maintenance d’un SI peut être complexe et coûteuse (même avec une solution SaaS), en particulier pour une PME…
Et demain ? Quel avenir pour la protection des données ?
Bonne question ! Une chose est sûre, l’avenir de la protection des données personnelles est susceptible d’être marquée par plusieurs tendances. Il est tout d’abord fort probable que les lois et réglementations en matière de protection des données continueront à évoluer et à se renforcer (coucou les GAFAM !). Cela signifie que les organisations devront continuer à s’adapter et à se conformer à ces nouvelles réglementations.
Deuxièmement, dans cette course à la digitalisation, il est probable que le volume de données personnelles généré et stocké continue à augmenter, et donc que leur protection devienne de plus en plus complexe et « lourde » à gérer.
Last but not the least, il est également probable que la sensibilisation à la protection des données augmentera, tant chez les individus que dans les entreprises. Ces dernières devront faire plus d’efforts pour protéger les données personnelles et gagner la confiance de leurs clients.
Le rôle d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) dans la protection des données personnelles
Le DPO, ou délégué à la protection des données, est la personne chargée de veiller à la conformité d’une organisation en matière de protection des données personnelles. Acteur clé de la sécurité, il est également responsable de la mise en œuvre de politiques et de procédures de conformité des données.
En tant que conseiller interne, le DPO aide aussi bien l’entreprise à comprendre et à gérer les risques liés à la protection des données, en accompagnant sa direction (et notamment RH) sur la façon de traiter les données personnelles de manière sûre et conforme…
…que les équipes, en les formant aux meilleures pratiques de gestion des données. Il s’assure que tout le personnel de l’entreprise comprenne les enjeux liés à la protection des données et sache comment les gérer de manière appropriée.
Cependant, le rôle du DPO ne se limite pas à ces responsabilités. Il doit également contribuer à l’élaboration de la stratégie globale de protection des données de son entreprise, en tenant compte des objectifs commerciaux et des besoins des clients.
Une mission qui nécessite un bon niveau en IT, et une solide connaissance des processus commerciaux et des enjeux juridiques et éthiques associés à la protection des données.
Bien sûr, au regard de ces enjeux et de la complexité des compétences attendues, il est parfois préférable d’externaliser la fonction de DPO en faisant appel à des spécialistes.
Le SIRH : un système d’information qui « brasse » beaucoup de données critiques
Dans ce contexte de protection de données sensibles, il y a un outil auquel on fait souvent référence : le SIRH.
Le « système d’information des ressources humaines » est un outil essentiel pour toute entreprise qui cherche gère efficacemment la gestion des données relatives aux employés, telles que les informations personnelles, les détails de rémunération, les dossiers de performance, l’expérience collaborateur, etc.
Ces données permettent de prendre des décisions éclairées en matière de recrutement, de formation, etc., et peuvent être utilisées pour établir des rapports et des analyses qui peuvent aider à identifier des tendances et prévoir les besoins futurs.
En clair, le SIRH aide surtout à automatiser de nombreux processus RH, et donc à gagner du temps.
Cependant, comme le dirait l’Oncle Ben dans Spiderman « un grand pouvoir implique de grandes responsabilités ». Les entreprises doivent veiller à ce que les informations stockées dans leur SIRH soient protégées en permanence, car n’importe quel incident (un ransomware par exemple) peut entraîner non seulement des pertes financières, mais aussi une perte de confiance de la part des employés et des clients.
Par conséquent, la mise en œuvre et la gestion des données du SIRH est une tâche complexe qui nécessite une attention et une expertise particulière. Le système doit également être évolutif et conforme à toutes les réglementations en vigueur…et à venir.
Le rôle du SIRH dans la gestion de la conformité
Si l’on entre un peu plus dans le détail, et notamment au niveau de la gestion de la conformité en matière de ressources humaines, le SIRH est bien sûr un atout précieux (ex : lois sur l’équité en matière d’emploi, la législation sur la santé et la sécurité, les réglementations fiscales, etc.).
Par exemple, le SIRH peut être configuré pour suivre automatiquement les heures de travail des employés, ou gérer les informations sur les avantages sociaux (et vu le contexte santé et retraite du moment, c’est un plus non négligeable)…
…mais également pour aider à documenter les politiques de protection des données de l’entreprise et à prouver la conformité en cas d’audit.
Globalement un bon SIRH en termes de gestion de la conformité doit intégrer des fonctionnalités robustes de reporting et d’analyse. Il doit également offrir des contrôles d’accès granulaires, pour permettre à l’entreprise de contrôler précisément qui a accès à quelles informations, et ainsi protéger les informations sensibles.
Le lien entre la gestion des risques de conformité des données et les outils utilisés, dans le contexte de dématérialisation des solutions RH
Dans le contexte de dématérialisation des solutions RH, la gestion des risques de conformité des données est étroitement liée aux outils utilisés. Choisir des outils adaptés à ses processus et des environnements est indispensable dans une telle démarche de digitalisation.
Par exemple, l’utilisation d’un coffre-fort RH électronique pour les fiches de paie est un moyen efficace de garantir la sécurité des données personnelles.
Cependant, l’utilisation de ces outils doit être accompagnée d’une politique de gestion des risques adéquate, afin d’évaluer régulièrement la conformité des outils utilisés et de mettre en place des mesures correctives en cas de non-conformité.
En outre, la formation des équipes à l’utilisation de ces outils est un aspect essentiel de la gestion des risques de conformité des données. Les employés doivent être formés (par le DPO donc) à l’utilisation de ces outils de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
En bref, la fonction de DPO et la gestion de la conformité des données personnelles sont à placer en haut de la pile des priorités dans le contexte actuel de dématérialisation RH. Face aux défis de la protection des données personnelles dans un SIRH qui gère beaucoup de données critiques, les entreprises doivent plus que jamais prendre au sérieux la fonction de DPO et la gestion de la conformité des données personnelles, afin de mettre en place des stratégies et des outils adéquats pour garantir la sécurité des données personnelles.
