Face à la concurrence accrue entre les entreprises, le recrutement et l’onboarding recèlent des enjeux stratégiques. Les processus d’embauche sont souvent longs, complexes et coûteux. Lorsqu’ils sont menés à leur terme et que les talents ont été révélés, il faut encore, qu’à l’issue de la période d’essai, le nouveau collaborateur s’intègre à l’entreprise, faute de quoi l’investissement en temps, en formation et en argent est définitivement perdu. Pire encore, il est susceptible de bénéficier au concurrent qui a su privilégier l’onboarding. Depuis la crise sanitaire, nombre de procédures de recrutement et d’onboarding se déploient sur internet. Il est donc nécessaire d’assurer la meilleure gestion du recrutement et de l’accueil des impétrants, laquelle diffère de celle mise en œuvre dans l’univers physique. De plus en plus d’entreprises et de RH recourent à des chatbots pour automatiser certaines activités et faciliter cette gestion, en vue de se concentrer sur l’essentiel.
Janus a deux faces : la diversité des bots conversationnels
Janus est un dieu de la mythologie romaine représenté avec deux visages, l’un tourné vers l’avenir, l’autre vers le passé. L’ agent conversationnel est à l’image de cette divinité, puisqu’il a, lui aussi, des figures multiples. Le chatbot « basic » est un programme informatique imitant le langage humain. Ce mimétisme est cependant limité aux données prédéfinies par ses concepteurs. Aujourd’hui, cette technologie est beaucoup plus sophistiquée, à tel point qu’il deviendra plus difficile de faire le départ entre l’humain et la machine. Cela est possible grâce à l’avènement de l’intelligence artificielle (IA), laquelle intègre une compréhension automatique fondée sur le langage naturel, et non plus sur des données prédéfinies. Il s’agit d’une émanation du machine-learning, c’est-à-dire de la capacité des systèmes à apprendre sans avoir été programmés à cet effet. Cependant, comme pour tout apprentissage, le bot conversationnel intelligent a besoin d’une base de connaissance, de données à analyser. Ces capacités, induites pas l’IA, ne se réduisent pas au texte, au son ou à l’image. Elles traduisent aujourd’hui les émotions ou les humeurs humaines, constituant un outil précieux pour le processus RH.
Usages du chatbot conversationnel dans le processus RH
Les bots conversationnels orientés vers l’embauche sont l’une des tendances phares des ressources humaines. Ils traduisent la modernité de l’employeur et véhiculent une image jeune et dynamique. Le bot conversationnel peut être utilisé à différents niveaux du processus de recrutement. Lors de la phase de recherche d’emploi des candidats, celui-ci permettra de les accompagner en répondant à leurs interrogations sur le profil des talents recherchés, sur les postes à pourvoir, l’expérience requise, la qualification ou le salaire. Lors de la phase de sélection, il aura par exemple la capacité de planifier un entretien et, lors de l’onboarding, celle d’accueillir le candidat et de le guider durant son intégration. Il ne s’agit ici que d’une infime partie des possibilités offertes par le robot conversationnel, lequel peut être conçu sur mesure selon les besoins particuliers de votre entreprise. Il n’est pas question (encore ?) d’automatiser totalement le processus de recrutement et d’onboarding, mais seulement de réduire la charge de travail des ressources humaines pour se concentrer sur les fondamentaux. Le principal atout du chatbot réside sans doute dans l’ubiquité et l’instantanéité. Capacité de répondre à une multitude de questions provenant d’une multitude de candidats ou de nouveaux collaborateurs et cela instantanément. Que l’on ne s’y trompe pas, l’agent conversationnel a sa limite dans le processus RH. Il ne peut substituer à l’être humain dans les tâches à forte valeur ajoutée. Toutefois, plus que jamais, les entreprises ont tout intérêt à adopter ce type d’agent conversationnel à une période où contacts, rassemblements, mouvements, au sein de l’entreprise sont strictement règlementés, voire limités. L’automatisation de certaines tâches à visée informationnelle représente une solution non négligeable à la crise sanitaire actuelle, permettant à l’entreprise de respecter ses obligations légales en matière de sécurité au travail.
Mais c’est loin d’être le seul outil utilisé dans le process d’onbarding !
Il existe de très nombreux outils différents qui peuvent accompagner les processus d’onboarding, et plus globalement en lien avec les process RH. En voici quelques exemples :
- Logiciels de gestion des talents (ex : Namely, BambooHR…): Ces logiciels permettent de gérer l’ensemble du cycle de vie des employés, y compris l’onboarding. Ils offrent des fonctionnalités telles que la gestion des candidatures, la planification des entretiens, l’évaluation des compétences, l’intégration et la formation des nouveaux employés.
- Portails d’onboarding (ex : Workday Onboarding, Blueway…) : Ces logiciels fournissent une plateforme centralisée où les nouveaux employés peuvent accéder à toutes les informations et ressources nécessaires pour leur intégration. Ils peuvent inclure des formulaires administratifs, des guides d’intégration, des politiques internes, des vidéos de bienvenue, etc.
- Logiciels de formation en ligne (ex : ADP Onboarding, …): Ces logiciels offrent des fonctionnalités de formation à distance pour les nouveaux employés. Ils permettent de créer et de dispenser des cours en ligne, des modules d’apprentissage, des quiz et des évaluations pour faciliter l’acquisition de compétences et la connaissance de l’entreprise.
- Plates-formes de communication et de collaboration (ex : JazzHR…) : Ces logiciels facilitent la communication et la collaboration entre les nouveaux employés, les équipes RH et les gestionnaires pendant le processus d’onboarding. Ils peuvent inclure des outils de messagerie instantanée, des forums de discussion, des espaces de travail virtuels, etc.
- Logiciels d’évaluation et de suivi : Ces logiciels permettent de recueillir les retours d’expérience des nouveaux employés pendant leur période d’onboarding, de réaliser des évaluations et des enquêtes pour mesurer leur satisfaction et leur engagement, ainsi que de suivre leur progression et leur performance.
