Aujourd’hui, alors que le télétravail s’installe durablement en entreprise, de nouveaux enjeux apparaissent et de nouvelles questions se posent. Comment passer outre la séparation physique des équipes pour créer une vraie cohésion autour de projets transverses ? Comment centraliser la façon de travailler en présentiel ou à distance via les plateformes collaboratives ? Quels sont leurs vrais avantages d’ailleurs ?
L’essor du travail collaboratif et ses conséquences
La transformation digitale a eu de nombreuses conséquences sur l’organisation des entreprises, avec notamment l’essor des projets transverses et du télétravail. Dès lors, de nouveaux enjeux fondamentaux apparaissent pour l’entreprise, et notamment celui de parvenir à mettre en place un environnement de travail collaboratif qui permette aux différentes équipes d’avancer ensemble sur leurs propres projets. Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il s’agit d’un enjeu de taille ! Comment, en effet, parvenir à harmoniser l’environnement de travail quand des collaborateurs d’un service travaillent sur un projet en parallèle avec des collaborateurs d’un autre service, dont certains sont présents en entreprise et d’autres travaillent depuis chez eux ? Le véritable enjeu, ici, est donc de centraliser la manière dont les collaborateurs vont travailler ensemble sur des projets transverses entre plusieurs services dans l’entreprise et de fluidifier la communication. L’objectif ? Transformer les processus internes et les modes de fonctionnement de l’entreprise via une meilleure gestion de projet afin d’améliorer l’efficacité des collaborateurs et la relation client.
Centraliser la façon de travailler avec les plateformes collaboratives
C’est face à la complexité d’assurer une continuité entre les projets transverses que les plateformes collaboratives de gestion de projets entrent en scène. Ces logiciels de gestion de portefeuilles de projets sont devenus essentiels à l’organisation interne des entreprises puisqu’ils permettent de simplifier le suivi de l’avancement des différents projets des différents services. Il s’agit également d’un outil efficace pour alléger les tâches des ressources humaines et diminuer les besoins en ressources matérielles et financières. Les objectifs des plateformes collaboratives sont multiples : coordonner les différentes tâches, voir les projets communs, favoriser l’innovation, organiser la gestion de projet collaborative, améliorer la communication entre les différents collaborateurs, suivre l’avancement des projets de chacun… Le tout via un logiciel directement stocké sur le Cloud, et donc accessible partout et tout le temps. Car c’est aussi ça, l’enjeu des plateformes collaboratives : assurer une harmonie et une continuité des projets tant pour les salariés présents dans l’entreprise que pour ceux en télétravail.
Les avantages des plateformes digitales de gestion de projets
La mise en place d’une plateforme collaborative de gestion de portefeuilles de projets offre de nombreux avantages :
- Un accès rapide et facile grâce à un logiciel stocké dans le cloud, et donc accessible partout et tout le temps
- Une communication améliorée entre les différentes équipes et entre les collaborateurs d’une même équipe
- Des réunions écourtées grâce à un accès direct et global de l’avancée de chaque projet
- Des compétences partagées grâce à la communication perpétuelle entre les équipes
- Plus de transparence et de lisibilité pour l’entreprise qui dispose d’un accès direct à l’ensemble des informations liées aux projets en cours
- Davantage d’innovation grâce aux capacités inclusives des plateformes collaboratives
- Des outils de travail regroupés au même endroit, ce qui permet d’améliorer la productivité
Sans s’en rendre compte, les équipes travailleront plus rapidement en mode collaboratif avec une vision consolidée de toutes les initiatives de changement dans l’entreprise.
La mise en œuvre d’une plateforme collaborative
De plus en plus d’entreprises ont pour projet de délaisser leurs anciennes méthodes de travail afin de se diriger vers un logiciel de gestion de projets. Toutefois, pour être un succès, cette transition doit se faire de manière progressive et réfléchie, en commençant notamment par sensibiliser les collaborateurs aux nombreux bienfaits de ce nouvel outil. Dans un second temps, au cours de la mise en place de la nouvelle plateforme, une formation en interne doit être assurée afin que chaque collaborateur apprenne à l’utiliser et prenne conscience des avantages qu’il peut en tirer. Pour une mise en œuvre réussie, les différents dirigeants de l’entreprise doivent impérativement se montrer impliqués dans l’utilisation du nouvel outil et motiver leurs équipes. Une « maintenance » doit également être mise en place dans l’objectif d’accompagner les collaborateurs réfractaires aux changements. Cette dernière phase de mise en œuvre nécessite patience et persévérance afin de ne laisser personne derrière, ce qui est d’ailleurs le principe même des nouvelles plateformes digitales de gestion de projets collaboratives !
