La communication représente un facteur clé de la réussite d’un projet. C’est en effet elle qui conditionne les méthodes de collaboration entre les différents acteurs du projet et c’est aussi elle qui permet de répartir les tâches et de suivre leur évolution. Malheureusement, l’importance de la communication est souvent négligée en entreprise, ce qui constitue le premier facteur d’échec des projets. Pourtant, pour un chef de projet, il s’agit d’un gage de succès extraordinaire pour faire avancer les tâches de manière plus cohérente, plus rapide et plus efficace.
Les éléments clés d’un projet mené avec succès
Pour piloter un projet de manière efficace, certains éléments clés devront impérativement être au rendez-vous. La mise en place d’un plan de communication projet devient alors incontournable pour assurer de bons résultats, organiser les équipes et les ressources, suivre l’avancée des tâches et mettre en place une stratégie efficace. Voici quelques éléments clés essentiels pour assurer un projet mené avec succès :
- La mise en place d’objectif : définir des objectifs réalistes et quantifiables ;
- La création d’une équipe cohérente et bien équilibrée ;
- La gestion de planning et de rétroplanning ;
- La méthodologie ;
- L’évaluation des coûts ;
- L’identification des risques ;
- Le choix des outils ;
- La mise en place d’un suivi de projet précis ;
Pour tous ces éléments clés, préserver une communication de qualité entre les différents acteurs s’avère indispensable afin d’assurer une continuité dans les étapes du projet.
La communication : lien permanent entre les acteurs du projet
La réussite d’un projet est avant tout conditionnée par les personnes impliquées dans ce dernier. Mais pas uniquement, car tous les gens indirectement impactés et impliqués participent eux aussi à sa réussite. Bâtir un plan de communication infaillible est essentiel pour mener à bien un projet, peu importe sa nature et son envergure.
En gestion de projet, une bonne communication offre de multiples avantages :
- Une meilleure anticipation ;
- L’amélioration constante des acteurs du projet ;
- Une planification efficace ;
- Une confiance améliorée ;
- Une conduite du changement facilitée ;
- Une meilleure gestion des plaintes et des clients mécontents ;
- Un engagement et une implication plus forts des employés ;
- Etc.
La communication projet permet d’assurer le lien et la continuité des étapes du projet entre les différentes parties prenantes, aussi bien en interne qu’en externe. En interne, elle concerne l’équipe projet elle-même, mais aussi les sous-traitants directs, la hiérarchie de l’entreprise, les prestataires directs ainsi que le personnel de l’entreprise. En externe, elle concerne les clients, mais aussi les partenaires externes, les fournisseurs et le grand public. Une communication de qualité, gérée par un chef de projet engagé, représente l’assurance de mener le projet à terme dans des conditions optimales.
Les différents types de communication projet à mettre en place
Les moyens de communication doivent impérativement être adaptés en fonction des différentes parties prenantes.
Les moyens de communication en interne
Pour favoriser la communication entre le chef de projet et son équipe puis entre l’équipe et la hiérarchie, les sous-traitants directs et autres acteurs de l’entreprise, différents moyens de communication peuvent être mis en place :
- Les réunions projet qui favorisent notamment une conduite du changement efficace ;
- La communication non formelle qui permet une meilleure implication des équipes ;
- Les comptes-rendus ;
- Les logiciels de suivi de projet ;
- Les formations ;
- Etc.
Les moyens de communication en externe
Pour favoriser la communication entre l’équipe projet et les fournisseurs, les clients, les prestataires externes et le grand public, d’autres moyens de communication peuvent être mis en place :
- Les emails et le téléphone ;
- Les logiciels de communication ;
- Les événements corporate ou institutionnels ;
- Les réunions d’information ;
- Les réunions de présentation (PowerPoint, etc.)
- Etc.
Pour une gestion de projet menée à son terme dans les délais, l’accent doit être mis sur les outils de communication et l’implication des équipes projet.
