À la fin de l’année 2021, la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) qui vise à améliorer le suivi des indicateurs sociaux dans les entreprises de plus de 50 salariés est devenue la BDESE (Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales) pour intégrer davantage d’indicateurs sur l’impact environnemental des entreprises. Mais pourquoi un tel changement et quelles sont les nouveautés ?
BDESE : kézako ?
La BDESE, ou Base de Données Économiques Sociales et Environnementales, est un document qui rassemble et centralise de nombreuses informations au sujet de la situation sociale, financière et environnementale d’une entreprise. Obligatoire pour les entreprises comptant plus de 50 salariés, ce document contient des informations confidentielles au sujet de l’entreprise. L’employeur a l’obligation de mettre la BDESE à disposition du CSE (Comité social et économique), des délégués syndicaux et du CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) en permanence.
Parce qu’elle pose de nombreuses questions en matière de confidentialité, la mise en place d’une telle base représente un travail particulièrement minutieux, mais indispensable.
BDESE : une nouvelle dimensions environnementale
À sa création en 2013, la BDES se contentait d’être une base de données économiques et sociales, d’abord obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés puis, en 2015, obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés.
À ses débuts, on parlait essentiellement de Base de Données Unique (BDU) mais, au fil du temps, de nouvelles réglementations ont vu le jour. En août 2021, la « loi Climat et Résilience » transforme la BDES en BDESE, avec une toute nouvelle dimension dédiée au respect de l’ environnement.
On ne sait encore que peu de choses sur cette dimension environnementale, aucun décret n’étant encore paru. Mais s’il était prévu qu’elle ne concerne que les entreprises comptant plus de 300 salariés, elle s’appliquerait en réalité à l’ensemble des entreprises de plus de 50 salariés.
Les informations à fournir avec le CSE devraient être en lien avec les actions de recyclage mises en place et avec l’empreinte carbone des entreprises via leurs émissions de gaz à effet de serre.
Attention, en cas de BDESE manquante, non actualisée ou incomplète, l’entreprise peut être sujette à une amende ou à une saisie du Tribunal de Grande Instance.
BDESE et conformité : la nécessité de s’équiper
Pour bien prendre en compte tous ces nouveaux critères environnementaux, mieux vaut s’équiper d’un logiciel adapté à la BDESE, plutôt que de la gérer à la main dans Excel. En effet, sans solution adaptée, le risque de non-conformité face aux évolutions légales est omniprésent. La loi évolue sans cesse et, avec elle, le risque de présenter une BDESE incomplète ou non actualisée augmente.
Bonne nouvelle, il existe de nombreux outils qui permettent justement de mettre à jour la base de données de manière automatique, sans avoir à chercher par soi-même toutes les informations et nouveautés à prendre en compte.
Avec l’adoption de la BDESE, l’entreprise doit désormais inscrire l’environnement à l’ordre du jour de son dialogue social.
Pour parvenir à construire les indicateurs requis dans le cadre de cette base de données, une solution logicielle performante s’avère indispensable. Nombreuses sont les entreprises, encore aujourd’hui, à se baser sur les outils préexistants, et notamment sur les solutions de GED. Et si cela permet en effet de débuter sur de bonnes bases, ces solutions atteignent vite leurs limites.
L’adoption d’un logiciel dédié assure en effet un niveau de sécurité et de confidentialité supérieur des données. Le classement des informations de même que la recherche de documents représentent quant à eux de précieux atouts, notamment en matière de gain de temps. En parallèle, les éditeurs de solutions logicielles BDESE mettent régulièrement leur programme à jour afin de s’assurer de la conformité avec la réglementation au fil de son évolution.
Il s’agit là d’un enjeu supplémentaire pour les entreprises, invitées à devenir toujours plus transparentes, que ce soit au niveau humain, économique ou environnemental.
