Alcuin BDESE

Rubriques et contenu légal

Les informations sont classées en rubriques qui reprennent les thèmes et indicateurs du décret : investissement (social, matériel, immatériel, environnement), fonds propres, endettement et impôts, rémunération salariale, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers à destination de l’entreprise, sous-traitance, transferts commerciaux et financiers. L’application comprend la rubrique environnementale. Les indicateurs légaux ne peuvent pas être supprimés ; un sous-thème peut être masqué aux IRP sur justification. Pour suivre un accord d’entreprise, on ajoute des indicateurs, des domaines et des sous-domaines personnalisés, pour tout ou partie des entités.

Alimentation des données

• Saisie directe en liste, avec sauvegarde automatique et contrôle des erreurs de saisie
• Import de fichiers Excel ou CSV fournis avec l’application
• Duplication des données d’une période à l’autre
• Alimentation automatisée à partir d’extractions de la paie ou de la DSN, avec chargement de l’année en cours et des deux années passées
• Interface d’import depuis des logiciels tiers et profil valideur (validation des données avant publication), en option

Plusieurs sociétés et établissements

La structure se modélise (groupe, société, établissement, site), avec une saisie décentralisée par entité et une BDESE « groupe » qui consolide les données. Les gestionnaires suivent par établissement et par domaine le taux de remplissage des indicateurs légaux.

Accès des élus et confidentialité

• Trois profils : consultation (IRP et experts), gestionnaire, administrateur
• Mandats avec dates de début et de fin : l’accès se ferme à la fin du mandat
• Données et documents visibles ou téléchargeables par entité et par mandat
• Indicateurs déclarés confidentiels, avec motif et durée
• Charte de confidentialité à valider à la première connexion
• Exports Excel ou PDF restreints par profil, marqués du nom de l’utilisateur et de la date
• Authentification nominative, rapport des connexions, restriction par adresse IP, SSO SAML en option

Agenda social et communication

La gestion des séances planifie et archive les réunions avec les représentants du personnel, stocke l’ordre du jour et le recueil des avis, et rattache les indicateurs mis à jour le jour de la séance. Des documents complémentaires (comptes rendus, accords d’entreprise) se joignent sans limite de taille. Des notifications par e-mail signalent les mises à jour, avec une fréquence et une population paramétrables.

Historique et mises à jour réglementaires

Les données sont historisées pour comparer les années ; l’administrateur extrait, par rubrique, les dates et auteurs de création et de modification. La veille juridique est assurée avec un cabinet d’avocats partenaire, et les administrateurs sont informés des évolutions d’indicateurs avant leur mise en application.

Autres rapports

Le bilan social se génère depuis les données de la BDESE : un classeur Excel avec page de garde, sommaire et un onglet par thématique, à ajuster et commenter avant diffusion. Les représentations graphiques de chaque indicateur peuvent être ouvertes aux élus.