Comparatif des 12 logiciels de notes de frais et guide pour choisir

Comparez les 12 logiciels

Les douze logiciels se distinguent par le type d’outil (logiciel spécialisé, gestion des dépenses par cartes, module d’un SIRH ou de paie) et par la taille d’entreprise visée. Le bouton « Comparer » met deux ou trois fiches côte à côte. Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique ; ce n’est pas un classement. Pour Eurécia, Factorial et Lucca, le prix de départ du tableau est celui de l’offre SIRH ou de l’Assistant Paie ; Eurécia et Lucca publient celui du module notes de frais, donné plus bas. Toutes les fiches de logiciels de notes de frais sont dans l’annuaire.

Les 12 logiciels en détail

Chaque fiche est résumée selon la même grille, dans l’ordre alphabétique, d’après les données publiées par les éditeurs et relevées le 6 novembre 2026.

Cegid Notilus

Cegid Notilus s’adresse aux PME, aux ETI, aux grands groupes et au secteur public. Sa plateforme modulaire réunit les notes de frais, les déplacements professionnels et un module distinct de flotte automobile ; la réservation passe par l’agence de voyage, des connecteurs directs (SNCF Entreprises, CDS, Carbookr) ou des outils de self-booking. Le justificatif est lu par OCR (reconnaissance optique de caractères), et le logiciel est proposé seul ou avec accompagnement. L’abonnement part de 5,99 euros par profil actif et par mois (Quick Start Expense, dès 10 utilisateurs), et de 8,99 euros avec les déplacements.

Cegid publie le cas de DB Cargo France, avec plus de 50 % de temps gagné sur le traitement des notes de frais (cas client publié par Cegid). La fiche complète de Cegid Notilus détaille le module de flotte.

Eurécia

Eurécia est une suite SIRH modulaire pour les TPE, les PME et les ETI, dont les notes de frais forment un module. La photo du justificatif est lue automatiquement, et les exports natifs visent plus de 25 formats comptables. Le logiciel est vendu seul ou avec un consultant attitré. Le module coûte 5,50 euros HT par utilisateur et par mois, prix estimatif vendu par pack de 10 ; les 4,20 euros HT affichés dans le tableau sont le prix de départ de l’offre SIRH Business.

Eurécia publie un cas qui concerne la paie. L’Institut Lyfe (250 à 500 collaborateurs) y dit avoir divisé par trois le temps de saisie de ses éléments variables (témoignage de l’Institut Lyfe). La fiche d’Eurécia présente les autres modules.

Expensya

Expensya, que son éditeur Medius renomme Medius Expense, vise les PME et les grands groupes. Sa lecture OCR+ fonctionne dans plus de 70 langues avec une précision de plus de 93 % selon l’éditeur, et repère les reçus générés par IA. Des cartes physiques et virtuelles, émises sur l’infrastructure d’Adyen, complètent une offre proposée seule ou avec accompagnement. Les offres PME, jusqu’à 99 utilisateurs, coûtent 5 euros (Silver) ou 8 euros (Gold) par mois et par utilisateur en facturation annuelle ; l’offre Premium est sur demande.

Expensya publie le cas d’OVHcloud, qui dit économiser 80 % de son temps de gestion des frais professionnels (cas client d’OVHcloud). La fiche détaillée d’Expensya liste ses connecteurs comptables.

Factorial

Factorial est un SIRH en ligne destiné d’abord aux PME. Son module Notes de frais lit le justificatif par OCR, calcule les indemnités kilométriques à partir du trajet et rembourse par virement SEPA ou sur le bulletin de paie. Des cartes physiques ou virtuelles s’y ajoutent. Un essai gratuit est proposé sans carte bancaire. Le prix publié, à partir de 2,9 euros par mois et par utilisateur, vaut pour le SIRH, dont le plan sur mesure se compose selon les modules choisis ; la fiche ne donne pas de prix propre au module notes de frais.

Factorial publie le cas de Kinvent, qui traite ses notes en 72 heures au lieu de plus d’une semaine (cas client de Kinvent). La fiche de Factorial décrit ses autres modules.

Lucca

Lucca est une plateforme RH modulaire pour les PME et les ETI dont la paie est faite en interne ou par un cabinet ; elle ne calcule pas la paie. Son logiciel Frais professionnels couvre la lecture OCR, les indemnités kilométriques, la politique de frais et le circuit d’approbation, avec des cartes plafonnées sans surcoût. Un consultant attitré mène le déploiement. Frais professionnels coûte 5,81 euros HT par déclarant et par mois au-delà de 100 collaborateurs, mise en place en sus ; les 0,61 euro HT du tableau sont le prix de l’Assistant Paie.

Le cas publié par Lucca porte sur la paie. Batibig, groupe du BTP, synchronise ses données RH par API avec le logiciel de paie de son cabinet (cas client de Batibig). La fiche consacrée à Lucca reprend sa grille tarifaire.

Mooncard

Mooncard s’adresse aux PME, aux ETI et aux groupes multi-entités. L’offre part de cartes Visa physiques et virtuelles reliées à une application qui préremplit la dépense et à un moteur comptable qui génère les écritures et rapproche les opérations bancaires. Les frais avancés par les salariés se saisissent en notes de frais, en option, et se remboursent en lot par virement SEPA. La mise en place passe par webinaire et contenus en libre-service. Le tarif est sur devis, en deux offres, Original et Hub ; l’émission d’une carte est facturée 10 euros.

Mooncard publie le cas d’Indigo Group (1 600 employés), dont les chefs d’exploitation n’avancent plus de frais pour leurs fournitures (cas client d’Indigo Group). La fiche complète de Mooncard détaille les deux offres.

N2F

N2F vise un public large, des indépendants aux grands groupes, ainsi que les cabinets d’expertise comptable. Son OCR lit le vendeur, la date, le montant, la devise et les taux de TVA. L’export vise plus de 300 logiciels comptables et ERP selon l’éditeur. Des cartes Mastercard émises par Adyen sont réservées à l’offre Advanced. Un consultant paramètre la solution. L’offre Business (un utilisateur) coûte 6,8 euros HT par mois, ou 5,1 euros HT en annuel ; Enterprise (2 à 5 utilisateurs), 9,2 euros HT par mois et par utilisateur ; Advanced est sur devis.

Selon l’éditeur, Thermador Groupe (21 filiales en Europe) a déployé N2F par étapes, après un pilote sur trois filiales (cas client de Thermador Groupe). La fiche détaillée de N2F précise le contenu de chaque offre.

Nibelis

Nibelis est un logiciel de paie en SaaS pour les PME et ETI de 50 à 3 000 salariés et pour les cabinets d’expertise comptable. Son module de notes de frais comprend lecture OCR, frais kilométriques, alertes sur les plafonds et circuit de validation. Une fois validés, les frais entrent dans le bulletin et la DSN. Nibelis propose quatre niveaux de service, de l’autonomie à la paie confiée à ses gestionnaires ; cette externalisation porte sur la paie. Le tarif est sur devis.

Le cas publié par Nibelis porte sur la paie. Vivason y a remplacé un logiciel de paie ancienne génération, et l’éditeur annonce 25 % d’économie sur le coût global de la fonction paie (témoignage de Vivason). La fiche de Nibelis décrit son moteur de paie.

ONexpense

ONexpense est un logiciel de notes de frais en SaaS pour les entreprises de 5 à 200 salariés, jusqu’à 500 avec la formule Sur mesure. L’extraction des justificatifs repose sur des modèles de langage plutôt que sur un OCR classique, avec un taux de reconnaissance supérieur à 90 % en moins de 5 secondes selon l’éditeur. La formule Valeur probante conserve les justificatifs dix ans. Le compte se crée et se configure en autonomie. Les formules Entreprise et Valeur probante coûtent 3,4 et 4,9 euros par mois et par utilisateur, hors taxe selon les conditions générales de vente ; Sur mesure est sur devis.

Le site d’ONexpense publie le témoignage de Coexya, utilisatrice depuis 2018 et passée à l’archivage probant en 2021. La fiche consacrée à ONexpense détaille ses trois formules.

Rydoo

Rydoo Expense, le logiciel de notes de frais de Rydoo, vise les entreprises multi-pays et multi-entités, dès 5 utilisateurs. L’éditeur tient à jour les règles de TVA, d’indemnités journalières et kilométriques de plus de 45 pays. Dans l’offre Enterprise, des agents IA repèrent doublons et justificatifs modifiés, puis approuvent les dépenses conformes. Essentials et Pro sont en libre-service, Business et Enterprise avec accompagnement. Essentials part de 8 euros par utilisateur et par mois en facturation annuelle (10 euros en mensuel), Pro de 10 euros (12 euros en mensuel) ; Business et Enterprise sont sur devis.

Rydoo publie le cas de SWISS, qui estime avoir gagné 80 % d’efficacité dans le traitement des notes de frais (cas client de SWISS). La fiche de Rydoo liste ses connecteurs.

Spendesk

Spendesk réunit cartes de paiement physiques et virtuelles, notes de frais, factures fournisseurs et achats, à destination des PME, des ETI et de leurs équipes financières. Le budget, les catégories de commerçants et les horaires se règlent carte par carte, et une notification réclame le justificatif après chaque paiement. Les notes validées se remboursent par virement planifié depuis l’interface. Le déploiement prend quatre semaines selon l’éditeur. Le tarif est sur devis, avec un abonnement fixe pour des utilisateurs illimités et des frais selon les transactions.

Spendesk publie le cas d’Evaneos, qui fait état d’une clôture deux fois plus rapide (cas client d’Evaneos). La fiche complète de Spendesk décrit ses autres modules.

Vertical Expense

Vertical Expense s’adresse aux moyennes et grandes entreprises, aux groupes multi-entités et aux administrations publiques. Il couvre les notes de frais, les ordres de mission et les voyages d’affaires. Dans le secteur public, les ordres de mission vont jusqu’au mandatement, avec des documents certifiés auprès de la DGFiP. Le logiciel se déploie en mode projet, avec un chef de projet, en 4 à 12 semaines selon l’éditeur. Le tarif est sur devis, selon le volume de notes, les entités et les intégrations.

Vertical Expense publie sur sa page de références les cas de la Région Bretagne, d’Aésio Mutuelle et de Cerba HealthCare, dont le groupe applique une politique de dépenses commune. La fiche de Vertical Expense précise ses connecteurs.

Une information qu’un éditeur ne publie pas ne doit pas être lue comme une absence de fonction.

Notes de frais des équipes à l’étranger, hors classement

Deel et Remote sont des plateformes de paie multipays et d’EOR (employeur officiel), qui permettent d’embaucher dans un pays sans y créer d’entité. Chez Deel, le module complémentaire lit les reçus par IA, fait approuver selon le montant ou l’entité et verse le remboursement avec la paie, dans la devise locale ; Deel Payroll part de 29 dollars par employé et par mois, d’après la fiche de Deel. Remote lit l’émetteur, le montant et la date du justificatif, valide par groupes d’utilisateurs et intègre le remboursement à la paie qu’il gère ; sa paie multipays part de 27 euros par employé et par mois, prix affichés sans mention HT ou TTC selon celle de Remote.

La rédaction les présente à part parce que leur offre porte d’abord sur la paie et l’emploi à l’étranger. On les regarde quand l’entreprise emploie des salariés dans d’autres pays.

Dans ce guide

1. Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?
2. Pourquoi s’équiper
3. Comment choisir
4. Le choix selon votre organisation
5. Préparer le choix et les démos
6. Sources et mise à jour
7. Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel de notes de frais prend en charge la dépense qu’un salarié engage pour son travail, du justificatif au remboursement. Le salarié photographie le ticket ou la facture avec l’application mobile ; la lecture automatique (OCR) en extrait le montant, la date, la devise et la TVA, puis préremplit la note. La dépense suit ensuite un circuit de validation avant de partir en comptabilité sous forme d’écritures et d’être remboursée, par virement ou sur le bulletin de paie.

Le logiciel applique la politique de frais que l’entreprise a écrite, avec ses plafonds, ses catégories, son barème kilométrique et ses forfaits, et signale ce qui s’en écarte. Il ne décide pas de cette politique et ne tranche pas le caractère professionnel d’une dépense, que l’employeur doit pouvoir démontrer au regard des règles URSSAF.

Logiciel spécialisé, cartes de paiement ou module du SIRH, quelles différences ?

Les douze logiciels relèvent de trois types d’outils, d’après leur fiche. Un même logiciel peut appartenir à deux types, quand un SIRH propose aussi des cartes.

Nibelis figure aussi dans notre comparatif des logiciels de paie, qui le présente sous l’angle du bulletin et de la DSN.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de notes de frais ?

Les règles URSSAF des frais professionnels

Les frais professionnels sont des « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi », selon l’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels, qui a remplacé celui du 20 décembre 2002 à compter du 7 septembre 2025. D’après la page de l’URSSAF sur Les frais professionnels, mise à jour le 30 octobre 2026, le remboursement au réel est exonéré sans limite si l’employeur prouve que la dépense était contrainte et produit les justificatifs.

Une allocation forfaitaire est exonérée sous des limites revalorisées chaque année, à condition d’en démontrer le caractère professionnel. Au-delà, l’excédent n’est exonéré que si l’employeur démontre que le salarié se trouvait dans l’une des situations prévues et produit les justificatifs ; s’il ne démontre pas cette situation, toute l’allocation est soumise à cotisations dès le premier euro.

En 2026, l’indemnité de repas vaut 7,50 euros pour un repas pris par contrainte sur le lieu de travail, et 21,40 euros en déplacement quand le salarié doit manger au restaurant. Les indemnités kilométriques sont exonérées dans la limite du barème fiscal, majoré de 20 % pour un véhicule électrique, si le déplacement, le kilométrage et la carte grise sont justifiés. Le barème 2026, annoncé par Service Public le 9 avril 2026, n’a pas été revalorisé ; la dernière hausse, de 5,4 %, date de 2023.

Justificatifs, TVA récupérable et facture électronique

Les pièces justificatives se conservent dix ans selon l’article L123-22 du Code de commerce, à compter de la clôture de l’exercice d’après la fiche d’Entreprendre Service Public sur les délais de conservation. L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe un délai fiscal de six ans et admet la conservation numérique d’un document papier. Pour une facture papier, l’article A102 B-2 du même livre exige une copie conforme à l’original en image et en contenu, en PDF ou PDF/A-3, scellée par un cachet serveur, une empreinte ou une signature électronique, puis horodatée.

La TVA n’est déductible que sur facture, selon l’article 271 du Code général des impôts. La page d’impots.gouv.fr Comment déduire la TVA sur mes achats ?, modifiée le 14 octobre 2026, demande une facture portant le taux et le montant de la TVA parmi ses mentions obligatoires. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME devront en émettre à partir du 1er septembre 2027, rappelle l’actualité d’Entreprendre Service Public du 2 septembre 2026.

Le temps passé à saisir et à contrôler

La rédaction n’a pas trouvé de statistique publique sur le temps consacré aux notes de frais ; les chiffres disponibles viennent de cas publiés par les éditeurs, un client chacun, qui ne se généralisent pas. OVHcloud dit économiser 80 % de son temps de gestion des frais selon le cas publié par Expensya, et Kinvent traite ses notes en 72 heures au lieu de plus d’une semaine d’après celui de Factorial. Pour estimer votre propre gain, mesurez avant le projet le temps passé par note, de la saisie au remboursement.

Comment choisir un logiciel de notes de frais ?

Le choix dépend de la politique de frais que vous appliquez déjà et des outils avec lesquels le logiciel devra échanger. Les six critères qui suivent disent ce qu’une bonne réponse de l’éditeur contient et comment la vérifier. Le tableau de synthèse compare les offres, et les profils indiquent lesquelles étudier.

1. Votre politique de frais et le circuit de validation

Le remboursement au réel oblige l’employeur à produire les justificatifs, selon l’article 2 de l’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels. Une allocation forfaitaire n’y est présumée utilisée conformément à son objet que si elle ne dépasse pas les montants fixés par le texte. En cas de contrôle, le logiciel aide à faire cette preuve s’il montre que chaque note a suivi la politique, ou qui a accepté qu’elle s’en écarte.

Une bonne réponse traduit chaque catégorie de votre politique en règle, avec son mode de remboursement, son plafond et les salariés concernés. Elle décrit ensuite le chemin d’une note jusqu’au comptable. Méfiez-vous de la dérogation silencieuse, quand un valideur accepte une dépense hors politique sans que l’outil garde son nom ni son motif. Remettez votre politique à l’éditeur avant la démo, avec les éléments à réunir, et faites paramétrer deux catégories. Soumettez ensuite une note au-dessus du plafond, faites-la accepter, puis demandez son historique.

2. Les indemnités kilométriques et leurs preuves

L’indemnité versée au salarié contraint d’utiliser son véhicule est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites du barème fiscal publié chaque année (article 4 du même arrêté). Pour une voiture, ce barème change de formule au-delà de 5 000 puis de 20 000 kilomètres parcourus à titre professionnel, d’après la page de l’URSSAF sur les indemnités kilométriques. L’exemple de sa page sur les frais professionnels applique la formule au total de l’année, tiré des états journaliers de déplacement. Les pièces à produire figurent dans la partie sur les règles URSSAF.

Chaque trajet doit porter sa date, son motif, son parcours et le véhicule utilisé, et le logiciel doit cumuler les kilomètres de l’année par salarié et par véhicule. Le calcul trajet par trajet au taux de la première tranche est un piège, car il dépasse la limite du barème dès que le total annuel excède de quelques kilomètres le premier seuil. En démo, faites saisir pour un même salarié des trajets qui franchissent ce seuil, puis comparez au barème. Demandez aussi l’état des kilomètres par salarié et par jour, que l’exemple de l’URSSAF pose comme condition de l’exonération.

3. Le justificatif, de la photo à l’archive probante

Les pièces justificatives se conservent dix ans selon l’article L123-22 du Code de commerce. Pour détruire l’original papier d’une facture, l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales demande une copie scellée et horodatée, et une organisation documentée, soumise à des contrôles internes. Cette organisation garantit la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des fichiers pendant toute la durée de conservation, que l’archivage soit assuré par l’entreprise ou par un tiers qu’elle mandate.

Attendez une description écrite du procédé et de cette organisation, qui dit qui conserve les fichiers et sous quelle forme vous les récupérez. Le risque se situe à la fin du contrat, car la durée de conservation peut dépasser celle de l’abonnement. Une archive qui disparaît avec le contrat ne remplit plus les conditions de l’article A102 B-2, pas plus que des images restituées sans leur cachet ni leur horodatage. Faites inscrire au contrat le format de restitution et la durée de consultation après la résiliation. La question sur l’archivage à poser en démo complète cette vérification.

4. La TVA récupérable et l’écriture comptable

Selon l’article 271 du Code général des impôts, la déduction de la TVA suppose d’être en possession des factures. Celles-ci doivent porter le taux et le montant de la taxe, comme le rappelle la partie sur les justificatifs. La page d’impots.gouv.fr sur la déduction de la TVA ajoute que certaines dépenses sont exclues du droit à déduction ou ne l’ouvrent qu’en partie.

Le droit à déduction dépend donc de la dépense et du document, et se décide avec votre comptable ; la lecture automatique ne fait que relever les montants. Demandez à voir où se paramètrent ces règles et dans quels comptes l’export place la TVA. Le piège fréquent est une TVA lue sur un document qui n’est pas une facture, ou sur une dépense exclue, puis exportée comme déductible. En démo, soumettez un reçu sans TVA détaillée et une dépense dont la TVA n’est pas récupérable. Faites ensuite relire l’export par votre comptable.

5. Le lien avec la paie

Une allocation qui dépasse les limites d’exonération peut être soumise à cotisations, en partie ou dès le premier euro, selon les règles de l’URSSAF. Quand l’entreprise applique une déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul comprend aussi, sauf exception, les remboursements de frais, d’après la page de l’URSSAF sur les frais professionnels. Elle inclut les dépenses que l’employeur prend directement en charge, ce qui peut viser les achats réglés par carte d’entreprise. Ces montants doivent donc parvenir à la paie.

Le logiciel doit distinguer, pour chaque salarié et chaque période de paie, ce qui est remboursé et ce qui entre dans l’assiette des cotisations. Ces éléments partent vers la paie, interne ou confiée à un prestataire, dans un format qu’elle importe. Gare au remboursement par virement qui ne laisse aucune trace en paie, alors qu’une part devait être soumise à cotisations. En démo, suivez une allocation supérieure à la limite jusqu’au fichier que reçoit la paie, et faites valider ce fichier par la personne qui produit vos bulletins.

6. Le contenu de l’offre et le coût sur la durée

La colonne « Tarif » du tableau de synthèse affiche des prix par utilisateur, par salarié ou sur devis. Dans la présentation des logiciels, plusieurs fonctions relèvent aussi d’une offre ou d’une option précise. Deux devis ne se comparent donc qu’à unité et à périmètre égaux.

Un devis utile rattache chaque fonction montrée en démo à l’offre ou à l’option qui la contient, et chiffre l’ensemble sur vos volumes réels. Le piège tient à une démonstration faite sur l’offre la plus complète, quand le devis porte sur une offre d’entrée. Demandez la liste écrite des fonctions comprises dans l’offre chiffrée, et confrontez-la à vos notes de démo. Posez ensuite la question sur le coût à trois ans.

Quel logiciel de notes de frais choisir selon votre organisation ?

Chaque profil part d’une situation type ; les logiciels cités le visent d’après leur fiche, et ceux de l’avis de la rédaction viennent en premier.

TPE et indépendants qui traitent quelques notes par mois

Quand les notes se comptent par dizaines et que la comptabilité est tenue par un cabinet, l’outil doit coûter peu, se prendre en main sans projet et produire un export que le cabinet sait importer. Pour un indépendant, N2F a l’avantage d’une grille qui commence à un utilisateur et de barèmes URSSAF intégrés. Eurécia passe par le cabinet pour son offre destinée aux TPE. ONexpense, dont la cible commence à 5 salariés, offre un essai gratuit de 30 jours.

PME qui veulent dématérialiser sans projet lourd

Une PME cherche un outil que les managers adoptent vite et dont le prix reste lisible quand l’effectif grandit. Regardez la frontière des offres. Expensya limite ses offres PME à 99 utilisateurs et propose une offre Premium sur demande. Factorial convient à la PME qui veut une seule application pour les RH et les frais, avec remboursement possible sur le bulletin. ONexpense ouvre sa formule Sur mesure jusqu’à 500 salariés, facturée sur les seules licences actives. Cegid Notilus, Eurécia, Lucca, Mooncard, N2F, Nibelis, Spendesk et Vertical Expense visent aussi les PME d’après leurs données.

ETI et grands groupes aux règles différentes par entité

Dans un groupe, la note de frais doit suivre plusieurs entités, des règles propres à chaque filiale ou population, des devises et un ERP. Vérifiez la consolidation, la délégation et le connecteur vers votre ERP. Cegid Notilus gère devises, taux de change et per diem, et synchronise plans analytiques et centres de coûts avec l’ERP. N2F fonctionne en 13 langues et plus de 170 devises. Vertical Expense gère zones de TVA et règles d’exercice fiscal par entité. Rydoo, destiné aux entreprises présentes dans plusieurs pays, s’y ajoute avec des connecteurs NetSuite et SAP S/4HANA.

Expensya, Mooncard (offre Hub) et Spendesk visent aussi les groupes multi-entités. Eurécia, Lucca et Nibelis, dont la fiche vise aussi les ETI et décrit une organisation multi-établissements ou multi-sociétés, s’y rattachent pour la partie RH ou paie. ONexpense, dont la fiche vise aussi les ETI, propose une version multi-entreprise et, en formule Sur mesure, des connecteurs vers un ERP. Factorial, dont la fiche vise aussi les ETI, transfère les dépenses approuvées vers Microsoft Business Central.

Entreprises qui veulent équiper leurs salariés de cartes de paiement

Quand les salariés paient régulièrement carburant, hôtels ou fournitures, une carte plafonnée supprime l’avance de frais, et la note de frais ne sert plus qu’aux dépenses réglées personnellement. Demandez qui émet la carte et ce que coûtent carte et transactions. Mooncard réclame le justificatif par SMS ou notification après chaque paiement et donne à chaque carte une adresse e-mail pour les factures. Les cartes Rydoo fonctionnent en plusieurs devises, avec des règles par salarié, équipe ou déplacement. Spendesk propose des cartes virtuelles à usage unique ou réservées à un abonnement. Expensya, Factorial, Lucca (sans surcoût) et N2F (offre Advanced) proposent aussi des cartes.

Entreprises qui gardent les notes de frais dans leur SIRH ou leur paie

Une entreprise déjà équipée d’un SIRH ou d’un logiciel de paie peut traiter les frais dans la même base, sans ressaisie, si le module couvre la lecture et l’export comptable aussi bien qu’un outil spécialisé. Comparez-le à l’option d’ajouter une application de notes de frais connectée au SIRH existant. Les trois logiciels retenus relient les frais aux titres-restaurant. Eurécia les décompte selon les absences et les notes de frais, Lucca les calcule d’après les jours travaillés et les repas pris en charge, et Nibelis les déduit et génère les écritures d’opérations diverses. Factorial relève aussi de ce profil.

Comment préparer le choix et les démos ?

Ce qu’il faut réunir avant de consulter

Un éditeur ne peut ni chiffrer ni paramétrer sans connaître votre volume et votre politique.

Les 7 questions à poser en démo

• Pouvez-vous lire devant nous nos propres tickets ? Des tickets réels, à plusieurs taux de TVA, et ce que le salarié corrige à la main.
• Qui met à jour le barème kilométrique et les limites URSSAF ? Un rôle nommé et la date de chargement du dernier barème.
• Quel fichier part exactement en comptabilité ? Un export sur votre plan de comptes, TVA ventilée, importé sans retouche.
• Votre archivage permet-il de détruire les originaux papier ? Le procédé au regard de l’article A102 B-2, le tiers archiveur et la durée.
• Comment le salarié est-il remboursé ? Virement SEPA, virement depuis l’outil ou bulletin de paie, et qui déclenche le paiement.
• Qui émet les cartes ? L’émetteur et la relance quand un justificatif manque.
• Combien coûtera l’outil sur trois ans ? L’unité facturée, les options et les frais de mise en place.

Changer de logiciel de notes de frais, les étapes

L’ordre compte, parce qu’un outil se paramètre d’après une politique de frais déjà écrite.

1. Écrire ou revoir la politique de frais, en la confrontant aux limites URSSAF de l’année.
2. Paramétrer plafonds, catégories, circuits et délégations.
3. Relier le logiciel à la comptabilité, à la paie ou au SIRH, et tester un export sur une période réelle.
4. Lancer un pilote sur une équipe ou une filiale, comme Thermador Groupe sur trois filiales selon N2F.
5. Former les valideurs, les comptables et les salariés.
6. Organiser la conservation des justificatifs de l’ancien outil, dix ans pour les pièces comptables.
7. Généraliser, puis examiner après le premier mois les notes rejetées et les écarts d’export.

Les risques d’un changement et comment les limiter

Confiez chacun de ces points à une personne nommée, avec une date de vérification inscrite dans le plan de bascule.

Sources, date de collecte et mise à jour

Les données des douze logiciels, publiées par les éditeurs sur leurs sites, ont été relevées dans les fiches et vérifiées le 6 novembre 2026. Pour les faits réglementaires, la rédaction s’appuie sur les sources primaires suivantes, consultées le même jour ; celles que cite la partie sur le choix ont été relues le 9 novembre 2026.

• URSSAF, Les frais professionnels, mise à jour le 30 octobre 2026.
• URSSAF, Indemnités kilométriques, barème 2026, vérifié le 24 avril 2026.
• Service Public, Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles, 9 avril 2026.
• Légifrance, arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, JORF du 6 septembre 2025.
• Légifrance, Code de commerce, article L123-22, en vigueur depuis le 4 janvier 2003.
• Entreprendre Service Public, Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?, vérifiée le 1er juillet 2024.
• Légifrance, Livre des procédures fiscales, article L102 B, en vigueur depuis le 1er janvier 2023, et article A102 B-2, en vigueur depuis le 31 mars 2017.
• Légifrance, Code général des impôts, article 271, version en vigueur depuis le 21 février 2026.
• impots.gouv.fr, Comment déduire la TVA sur mes achats ?, modifiée le 14 octobre 2026.
• Entreprendre Service Public, La facturation électronique est effective depuis le 1er septembre 2026, 2 septembre 2026.

Foire aux questions