Comparatif des 8 logiciels d’onboarding et guide pour choisir

Comparez les 8 logiciels

Les huit logiciels se distinguent par le type d’outil (logiciel d’onboarding spécialisé ou module d’un SIRH), par la taille d’entreprise visée et par l’accompagnement proposé. Le bouton « Comparer » met deux ou trois fiches côte à côte. Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique ; ce n’est pas un classement. La colonne des prix reprend le prix publié dans chaque fiche, qui ne concerne pas toujours l’onboarding ; la section suivante précise à quelle offre il se rapporte. Toutes les fiches de logiciels d’onboarding sont réunies dans l’annuaire.

Les 8 logiciels en détail

Chaque fiche est résumée selon la même grille, dans l’ordre alphabétique, d’après les données publiées par les éditeurs et relevées les 5 et 6 novembre 2026. Pour les SIRH, seule la partie onboarding est décrite.

Factorial

Factorial est un SIRH en ligne dont l’onboarding est un module ; l’éditeur s’adresse d’abord aux PME. La recrue accède à son espace d’accueil dès la signature de l’offre. Le parcours avance par étapes, avec des échéances calées sur la date de début, la fin de la période d’essai ou la fin du contrat, et des tâches qui varient selon le poste, le lieu de travail, l’entité juridique ou le type de contrat. Les documents se signent via Signaturit. C’est un logiciel seul. Le prix d’entrée de la plateforme part de 2,9 euros par mois et par utilisateur selon l’éditeur, plan composé selon les modules choisis ; la fiche ne précise pas le prix de l’onboarding.

Le cas publié par Factorial porte sur les notes de frais. Kinvent, présente en France, en Grèce et aux États-Unis, indique les traiter en 72 heures au lieu de plus d’une semaine (cas client publié par Factorial). La fiche complète de Factorial détaille les autres modules du SIRH.

HeyTeam

HeyTeam est un logiciel d’onboarding en SaaS qui suit la recrue du préboarding aux premiers mois, puis d’autres moments comme la mobilité interne (crossboarding), le retour de congé long et le départ. Sa fiche vise les entreprises qui recrutent régulièrement, les groupes multi-entités et les équipes terrain, sans renseigner de taille d’entreprise. Les rendez-vous de J+7, J+30 et J+90 se planifient automatiquement, comme l’entretien de fin de période d’essai. La plateforme gère plusieurs entités et plus de 60 langues, avec une application mobile pour les salariés sans ordinateur. HeyTeam se déploie seul ou avec un chef de projet. L’éditeur ne publie pas de grille tarifaire.

Selon l’éditeur, le Groupe BPCE a déployé HeyTeam dans plus de 35 entités et mené plus de 2 000 onboardings la première année, avec un NPS de 8,7/10 (cas client publié par HeyTeam). La fiche détaillée de HeyTeam liste ses connecteurs.

Illizeo

Illizeo est un SIRH modulaire édité en Suisse, qui vise les TPE, les PME et les ETI en Suisse et en Europe ainsi que les groupes multi-pays. L’onboarding, inclus dans le plan Core, suit un modèle de parcours par rôle, avec des étapes datées avant et après l’arrivée. Le module Onboarding avancé, en option et sans prix dans la fiche, ouvre un portail de préboarding dès J-30. Illizeo se déploie seul ou avec accompagnement ; l’externalisation qu’il propose porte sur la paie. Le plan Core coûte 1,73 franc suisse par utilisateur et par mois en facturation mensuelle, gratuit jusqu’à 25 employés. Le prix du tableau est celui du module Notes de frais.

Illizeo publie quatre témoignages de clients nommés, sans préciser leur organisation ni les modules utilisés (témoignages publiés par Illizeo). La fiche consacrée à Illizeo décrit aussi sa paie suisse.

Lucca

Lucca est une plateforme RH modulaire qui ne calcule pas la paie ; elle vise les PME et les ETI dont la paie est faite en interne ou par un cabinet. L’onboarding relève du module Cycle de vie de Socle RH, qui organise des listes de tâches avant l’arrivée, le jour J et dans les mois suivants, dont un bilan à 30 jours. La future recrue reçoit à son adresse personnelle un e-mail de bienvenue et un formulaire de données administratives. Un consultant mène le déploiement du logiciel. Socle RH est affiché à 3,21 euros HT par collaborateur et par mois, à titre indicatif pour les entreprises de plus de 100 collaborateurs, mise en place en sus. Le prix du tableau, 0,61 euro HT, est celui de l’Assistant Paie.

Le cas publié par Lucca porte sur la paie. Batibig, groupe du BTP de près de 1 000 collaborateurs, synchronise ses données RH par API avec le logiciel de paie de son cabinet, avec 28 connecteurs déployés en 3 mois (cas client publié par Lucca). La fiche de Lucca détaille ses tarifs par module.

QuarksUp

QuarksUp est un SIRH modulaire pour les PME et les ETI, en particulier multi-entités ; la paie reste calculée par le logiciel en place. Son onboarding démarre automatiquement quand une embauche est validée dans le module Recrutement. Un portail de pré-embauche permet à la recrue de consulter les procédures de l’entreprise et de déposer ses documents administratifs. Les parcours s’adaptent au profil, au service ou au site, et l’outil se déploie module par module, avec l’éditeur ou un intégrateur partenaire. Le tarif n’est pas affiché ; pour sa suite, l’éditeur indique un ordre de grandeur d’environ 20 000 euros la première année pour une PME et 40 000 euros pour une ETI, tout compris.

Le cas publié par QuarksUp porte sur l’ensemble de la suite. Charier, entreprise de travaux publics de 1 800 collaborateurs sur 20 agences, l’a déployée en un an, dont les modules Recrutement, Formation, Rémunération et Prépa Paie (cas client publié par QuarksUp). La fiche détaillée de QuarksUp décrit aussi son module Hello Paie, destiné aux experts-comptables.

Staff & Go

Staff & Go est un SIRH modulaire qui alimente le logiciel de paie de l’entreprise ou du cabinet sans le remplacer ; sa fiche vise les PME et les ETI, les cabinets d’expertise comptable et leurs clients, ainsi que les TPE. L’onboarding passe par le module Embauche. Avant la DPAE, la recrue dépose ses justificatifs et consulte les documents d’intégration (règlement intérieur, document unique, garanties mutuelle). La DPAE est automatisée, et le contrat, prérempli à partir des modèles de l’entreprise, se signe par signature électronique avancée. Le logiciel est proposé seul ou avec une formation. Le pack de six modules, dont l’onboarding, part de 3,50 euros HT par salarié et par mois ; les signatures sont facturées à l’acte.

Selon le cas publié par l’éditeur, Intersport boucle jusqu’à 50 contrats saisonniers en une journée avec le module Embauche, au lieu de contrats Word copiés-collés (cas client publié par Staff & Go). La fiche complète de Staff & Go décrit ses autres modules.

Wobee

Wobee est une plateforme d’intranet d’entreprise qui intègre les parcours RH, du préboarding à l’offboarding ; elle vise les PME, les ETI et les grands groupes multisites, du siège aux équipes de terrain. Avant le premier jour, la recrue reçoit des e-mails programmés et consulte un livret d’accueil numérique ; ses documents se déposent et se signent via Yousign. Les salariés sans e-mail professionnel se connectent par téléphone, SMS ou QR code. Wobee se déploie seul ou avec accompagnement, en 4 à 6 semaines en moyenne selon l’éditeur. L’éditeur ne publie pas de grille tarifaire ; l’onboarding et l’intranet peuvent être déployés séparément ou ensemble.

Wobee publie le cas de Finaxys (plus de 350 collaborateurs), où le temps consacré à l’onboarding a été divisé par deux, avec 93 % d’utilisateurs actifs (cas client publié par Wobee). La fiche consacrée à Wobee détaille ses connecteurs.

Workelo

Workelo est une plateforme d’onboarding qui suit le collaborateur du préboarding à son départ, en passant par la mobilité interne. Sa fiche vise les PME, les ETI, les grands groupes, les établissements de santé et le secteur public. Dès la signature du contrat, la recrue reçoit un livret d’accueil, une vidéo de son manager et le planning de ses premiers jours. La plateforme collecte les pièces administratives, fait signer les contrats en ligne et génère le CERFA des contrats en alternance. Workelo est proposé seul ou avec accompagnement. Le tarif n’est pas publié ; selon les conditions générales de vente, la redevance dépend du nombre de collaborateurs en parcours et s’ajoute au paramétrage.

Workelo publie le cas d’EDF, qui a retenu après appel d’offres des parcours types communs à toutes les directions du groupe, ouverts dès la signature du contrat ; l’éditeur annonce 99,6 % de satisfaction (cas client publié par Workelo). La fiche de Workelo décrit aussi ses parcours de départ.

Une information qu’un éditeur ne publie pas ne doit pas être lue comme une absence de fonction.

Intégrer des salariés recrutés à l’étranger

Deel et Remote sont des plateformes de paie multipays et d’EOR (employeur de référence), qui embauchent le salarié pour le compte de l’entreprise dans un pays où elle n’a pas d’entité. Chez Deel, le salarié transmet en ligne ses informations et ses documents avant de signer son contrat ; l’EOR part de 599 dollars par employé et par mois. Remote vérifie les autorisations de travail et les visas lors de l’intégration et propose des parcours guidés d’arrivée et de départ ; son EOR part de 553 euros par employé et par mois pour un contrat annuel, sans mention HT ou TTC.

Ces deux offres restent hors classement parce que leurs fiches n’établissent pas les deux fonctions de la condition d’entrée, parcours d’intégration et préboarding. Elles servent à embaucher là où l’entreprise n’a pas de structure. La fiche de Deel et celle de Remote détaillent leurs offres.

Dans ce guide

1. Qu’est-ce qu’un logiciel d’onboarding ?
2. Pourquoi structurer l’arrivée des recrues
3. Comment choisir
4. Choisir selon son organisation
5. Préparer le choix et les démos
6. Sources et mise à jour
7. Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un logiciel d’onboarding ?

Un logiciel d’onboarding, ou logiciel d’intégration des collaborateurs, organise ce qui doit se passer entre l’acceptation d’une offre et la fin de la période d’essai. Il découpe l’arrivée en étapes datées, confie chaque tâche à un intervenant (RH, manager, IT, services généraux, parrain), diffuse des contenus d’accueil et collecte les documents administratifs de la recrue. Il relance les retardataires.

On distingue trois moments. Le préboarding va de la signature au premier jour. L’onboarding proprement dit court du premier jour à la fin de la période d’essai, qui dure au plus deux à quatre mois pour un CDI selon la catégorie du salarié (article L1221-19 du Code du travail). L’offboarding organise le départ. Plusieurs éditeurs appliquent la même mécanique au crossboarding et au retour d’un congé long.

Le logiciel aide l’employeur à tenir ses obligations dans les délais, sans les accomplir à sa place. Un outil spécialisé ne remplace ni le SIRH ni le logiciel de paie ; il s’y relie.

Outil spécialisé, module d’un SIRH ou d’un ATS, quelles différences ?

Les huit logiciels relèvent de deux familles, et le recrutement s’y rattache de façons différentes.

Le comparatif des logiciels SIRH présente les suites plus en détail, et le comparatif des logiciels de recrutement traite des ATS.

Pourquoi structurer l’arrivée des recrues ?

Les formalités à accomplir avant le premier jour

Aucune embauche ne peut avoir lieu sans déclaration nominative préalable aux organismes de protection sociale (article L1221-10 du Code du travail). Selon la page DPAE – Réaliser la déclaration préalable à l’embauche de l’URSSAF, la DPAE se fait avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Elle regroupe plusieurs formalités, dont l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail. Son absence entraîne une régularisation des cotisations et une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Si l’omission est intentionnelle, elle constitue un délit de travail dissimulé.

Le salarié doit ensuite figurer, dans l’ordre des embauches, au registre unique du personnel de l’établissement (article L1221-13). Il bénéficie d’une visite d’information et de prévention dans les trois mois qui suivent sa prise de poste (article R4624-10). Un parcours peut porter ces échéances sous forme de tâches ; HeyTeam et Staff & Go prévoient une tâche de visite médicale, et QuarksUp une alerte.

Les informations écrites dues sous sept jours et sous un mois

La directive (UE) 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles a été transposée par la loi n° 2023-171 du 9 mars 2023 et le décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023. L’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales de la relation de travail (article L1221-5-1). La liste figure à l’article R1221-34, de l’identité des parties et du lieu de travail jusqu’à la rémunération, la durée du travail et les conventions collectives applicables.

Les délais sont courts. Une partie des informations, dont le poste, la date d’embauche, la période d’essai et la rémunération, est due sous sept jours calendaires après l’embauche, le reste sous un mois (article R1221-35). À défaut, le salarié doit mettre l’employeur en demeure avant de saisir le juge. Aucune fiche de la sélection ne décrit de fonction propre à ces informations, ce qui en fait un point à vérifier en démo.

La période d’essai, horizon du parcours

La période d’essai d’un CDI dure au plus deux mois pour les ouvriers et les employés, trois mois pour les agents de maîtrise et les techniciens, quatre mois pour les cadres (article L1221-19). Elle ne se renouvelle qu’une fois, si un accord de branche étendu le prévoit, dans la limite de quatre, six et huit mois au total (article L1221-21). Selon la page Période d’essai pour un salarié de Service-public.fr, le renouvellement suppose aussi une mention claire au contrat et l’accord écrit du salarié pendant la période initiale. Depuis le 9 septembre 2023, un CDI ne peut plus prévoir une durée supérieure aux durées légales, comme l’a rappelé Entreprendre Service Public en août 2023.

Ces échéances donnent son rythme au parcours. Factorial fixe des échéances par rapport à la fin de la période d’essai, HeyTeam et Staff & Go prévoient l’entretien de fin de période d’essai, et Illizeo en fait signer la confirmation en ligne.

Comment choisir un logiciel d’onboarding ?

Le choix dépend du chemin que suit une embauche, de la signature du contrat à la fin de la période d’essai, et des outils qu’elle traverse. Chaque critère dit ce qu’une bonne réponse contient et comment la vérifier ; le tableau de synthèse et les profils servent ensuite à comparer les logiciels.

1. Ce que la recrue reçoit et transmet avant son arrivée

Avant son premier jour, la recrue reçoit par l’outil les contenus d’accueil et y dépose ses pièces administratives. Selon la CNIL, l’employeur peut collecter, en plus de ce qu’exige une obligation légale, les informations utiles à la gestion du personnel. Le salarié doit en être informé, entre autres de la finalité et de la durée de conservation. Aucune information ne peut être recueillie par un dispositif dont il n’a pas été averti.

Une bonne réponse montre que l’entreprise choisit elle-même les pièces demandées et que la mention d’information figure dans le formulaire de la recrue. Le piège est la liste de pièces fournie par défaut, que personne ne relit. Demandez le modèle de formulaire avec sa mention. En démo, retirez une pièce du modèle et vérifiez qu’elle disparaît de l’écran de la recrue.

2. La DPAE et les données qui l’alimentent

Selon l’URSSAF, la DPAE part avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant l’embauche. Elle reprend l’identité, la date et le lieu de naissance et le numéro de sécurité sociale du salarié, que la recrue peut saisir elle-même pendant le préboarding. S’y ajoutent la date et l’heure d’embauche.

L’éditeur doit dire qui transmet la déclaration et à quel moment du parcours. Il précise aussi la voie employée, parmi celles que décrit l’URSSAF (saisie en ligne, dépôt de fichier, API). Un parcours ouvert plusieurs semaines avant l’arrivée ne doit pas entraîner avec lui une DPAE hors délai. Exigez la description écrite de ce circuit. Créez ensuite en démo une recrue attendue dans trois semaines et regardez à quelle date l’outil prévoit la déclaration.

3. Les documents d’information dus à la recrue

Les délais de sept jours et d’un mois rappelés dans la partie sur les obligations de l’employeur portent sur les quatorze points de l’article R1221-34. Pour sept d’entre eux, de la période d’essai à la durée du travail, plus la protection sociale, l’article R1221-35 admet un renvoi aux textes ou aux accords applicables.

Attendez de l’éditeur qu’il indique quel modèle porte chacun de ces points, ou lesquels restent à remettre autrement. L’outil doit aussi garder la date de remise. Un contrat signé en ligne ne couvre la liste que si son modèle a été vérifié point par point. Réclamez la correspondance entre les champs de vos modèles et les points de l’article. Pendant la démonstration, remettez un document à une recrue fictive, puis retrouvez cette date dans son dossier.

4. La répartition des tâches et l’accès de chacun au dossier

Une arrivée mobilise le manager, l’informatique, les services généraux et parfois un parrain, qui n’utilisent pas tous le SIRH. Selon la CNIL, seules les personnes chargées de la gestion du personnel consultent les informations des salariés. Les supérieurs hiérarchiques n’accèdent qu’à celles nécessaires à leurs fonctions, et les actions des personnes habilitées doivent être enregistrées.

La réponse attendue attribue chaque tâche à une fonction, comme le manager de la recrue ou le service informatique du site, plutôt qu’à une personne nommée. Elle limite aussi ce que voit chaque intervenant à ce dont il a besoin. Méfiez-vous des tâches nominatives, à réattribuer à la main quand le manager change, et des demandes de matériel qui emportent tout le dossier. Faites-vous remettre la grille des droits par profil d’utilisateur. En démo, remplacez le manager d’une recrue en cours de parcours et regardez ce que deviennent ses tâches.

5. Des étapes calées sur la période d’essai de chaque contrat

La durée de l’essai varie avec la catégorie du salarié et un éventuel renouvellement, comme l’indique la partie sur la période d’essai. L’employeur qui met fin à un essai d’au moins une semaine doit respecter un délai de prévenance minimal de vingt-quatre heures à un mois selon le temps de présence (article L1221-25 du Code du travail). Ce délai ne prolonge pas l’essai, renouvellement compris. Un bilan tenu la dernière semaine d’un essai de quatre mois ne laisse donc plus le mois de prévenance dû après trois mois de présence.

Le bon paramétrage calcule les étapes à partir de la durée d’essai du contrat et place le dernier bilan à rebours de la fin de l’essai. Un modèle unique, pensé pour un essai de deux mois, convient mal à un cadre dont l’essai peut atteindre huit mois. Obtenez un modèle de parcours paramétré pour un cadre. Lors de la démo, fixez le bilan six semaines avant la fin de l’essai, enregistrez un renouvellement et vérifiez que le bilan se déplace.

6. Le lien avec le SIRH, l’ATS et la paie

Une recrue saisie deux fois finit par exister sous deux versions, et l’écart peut n’apparaître qu’au premier bulletin. Une date d’arrivée reportée, un poste modifié ou une embauche abandonnée doivent suivre le même chemin que la création du dossier.

L’éditeur doit fournir la documentation du connecteur avec votre SIRH, votre ATS et votre logiciel de paie (champs échangés, sens et fréquence des échanges) et dire qui le maintient. Un connecteur qui crée la recrue puis ne transmet plus rien laisse le parcours sur une date périmée. Faites modifier en démo la date d’arrivée dans l’un de ces outils et regardez le parcours se mettre à jour.

Quel logiciel d’onboarding choisir selon votre organisation ?

Chaque profil donne la règle de rattachement appliquée aux fiches. Les logiciels de l’avis de la rédaction viennent en tête, puis les autres logiciels rattachés.

PME qui recrutent sans équipe consacrée à l’intégration

Ce profil retient les logiciels dont la fiche vise les PME, y compris ceux qui visent aussi les TPE. Dans la situation type, le manager et une ou deux personnes des RH préparent chaque arrivée et cherchent des modèles prêts à l’emploi et un prix lisible.

Factorial, dont l’éditeur s’adresse d’abord aux PME, intègre l’onboarding à un SIRH qui gère aussi les absences et la préparation de la paie, avec un essai gratuit sans carte bancaire. Pour une petite structure, Illizeo annonce une mise en route en 1 à 6 jours, et son plan Core, onboarding compris, ne coûte rien jusqu’à 25 employés. Staff & Go, qui vise les PME et les ETI, cite les entreprises qui embauchent en volume, comme les saisonniers du commerce, et active ses modules un par un ou en pack. Lucca, QuarksUp, Wobee et Workelo visent aussi les PME d’après leur fiche.

ETI et grands groupes multi-entités ou multisites

Un groupe doit harmoniser des parcours communs tout en laissant chaque entité adapter les siens. Relèvent de ce profil les logiciels dont la fiche vise les ETI ou les grands groupes et documente une fonction propre à ces tailles (plusieurs entités ou sites, plusieurs langues, SSO, connecteurs vers le SIRH ou l’ATS).

QuarksUp sert les groupes multi-sociétés ou multisites qui veulent harmoniser leurs processus RH en gardant leur logiciel de paie. Wobee décline ses modèles de parcours par entité, en marque blanche. Workelo s’adresse aux entreprises qui recrutent sur plusieurs sites et veulent harmoniser l’intégration entre entités. Factorial (tâches conditionnées par l’entité juridique), Illizeo (SSO à partir de Core Extended, groupes multi-pays) et Lucca (groupes multi-sociétés ou implantés dans plusieurs pays) remplissent aussi la règle. La fiche de HeyTeam cite les groupes multi-entités, mais ne renseigne pas de taille d’entreprise, d’où son absence de ce profil.

Entreprises qui gardent leur SIRH et ajoutent un outil spécialisé

La règle retient ici les logiciels dont la catégorie principale, sur la fiche, est l’onboarding. L’entreprise garde son SIRH comme référentiel et y ajoute un outil d’intégration ; tout repose alors sur le connecteur, qui évite de ressaisir la recrue.

HeyTeam couvre aussi le reboarding et l’accompagnement des nouveaux managers, avec une certification ISO 27001 obtenue en février 2025. Workelo réunit dans un même outil préboarding, onboarding, mobilité interne et offboarding, et son module Workelo Insights repère des signaux de désengagement. Wobee ajoute aux parcours un intranet et un ticketing RH et IT. Staff & Go a la même catégorie principale, mais son onboarding est le module Embauche d’un SIRH modulaire relié au logiciel de paie ; il figure plus bas, avec le dossier d’embauche.

Entreprises qui veulent l’onboarding dans leur SIRH

Entrent dans ce profil les logiciels dont la catégorie principale est un SIRH, un logiciel de paie, un ATS ou un LMS ; dans la sélection, ce sont quatre SIRH. L’onboarding y puise dans le dossier salarié sans connecteur à entretenir, mais il s’achète avec la suite.

Illizeo réunit sur une même base absences, temps, recrutement, onboarding et paie suisse ; son hébergement en Suisse est à examiner pour une entreprise qui exige des données dans l’Union européenne. Lucca permet d’activer ses logiciels séparément, parmi 15 solutions interconnectées, et son Assistant Paie transmet les éléments variables au logiciel de paie. QuarksUp s’active module par module, en commençant par les processus prioritaires. Factorial relève aussi de ce profil, avec un onboarding intégré à son SIRH.

Entreprises qui veulent dématérialiser le dossier d’embauche

Pour un employeur qui embauche en volume, le temps gagné se joue sur la collecte des pièces, la génération des contrats et leur signature avant l’arrivée. Sont rattachés à ce profil les logiciels dont la fiche porte à la fois la collecte des documents d’embauche et la signature électronique.

Staff & Go conduit l’embauche du dossier déposé par la recrue jusqu’au contrat signé, archive l’accusé de réception de la DPAE dans le coffre du salarié et transmet les données au logiciel de paie. HeyTeam collecte carte d’identité, numéro de sécurité sociale ou dispense de mutuelle avec relances, et génère promesses d’embauche et contrats à partir de modèles. Lucca génère contrats et documents à partir des informations saisies, puis les fait signer via Signaturit ou Skribble. Factorial, Illizeo, Wobee et Workelo réunissent aussi collecte et signature d’après leur fiche.

Comment préparer le choix et les démos ?

Ce qu’il faut réunir avant de consulter

Un éditeur ne peut ni chiffrer ni paramétrer un parcours sans connaître le volume d’arrivées et les outils en place. Ces éléments se rassemblent avec les RH, l’IT et les managers qui recrutent le plus.

Les 7 questions à poser en démo

• Que reçoit la recrue entre la signature et le premier jour ? La démo doit montrer son écran, l’adresse utilisée et la date de chaque envoi.
• Comment le parcours suit-il la période d’essai ? Les étapes doivent se dater par rapport à l’arrivée et à la fin de la période d’essai, renouvellement compris.
• Qui reçoit quelle tâche, et comment est-elle relancée ? Faites créer une tâche pour l’IT et une pour le manager, puis montrer la relance.
• Quel événement déclenche le parcours ? La réponse dit s’il y aura une double saisie entre l’ATS, le SIRH et l’outil.
• Comment le contrat et les documents d’information sont-ils générés et signés ? L’éditeur doit montrer le modèle, les variables, le circuit de signature et son coût éventuel à l’acte.
• Où vont les documents et les données après l’arrivée ? La réponse doit nommer la destination (dossier salarié, GED, logiciel de paie) et le connecteur.
• Où sont hébergées les données de la recrue, et combien de temps sont-elles gardées ? La réponse doit citer l’hébergeur, les certifications et la durée de conservation, y compris quand la recrue ne vient pas.

Changer de logiciel d’onboarding, les étapes

Les étapes se suivent dans cet ordre, qu’il s’agisse d’un premier outil ou d’un remplacement.

1. Recenser les arrivées de l’année écoulée, les intervenants et les documents remis, y compris les informations écrites dues sous sept jours et sous un mois.
2. Présélectionner deux ou trois logiciels d’après son profil et envoyer à chacun les éléments du tableau ci-dessus.
3. Organiser les démos sur un cas réel, avec un manager et une personne de l’IT.
4. Choisir l’événement déclencheur et tester le connecteur avec le SIRH, l’ATS ou le logiciel de paie.
5. Écrire un premier parcours type, du préboarding à la fin de la période d’essai, en y plaçant la DPAE avant la prise de poste et la visite d’information et de prévention dans les trois mois.
6. Lancer sur un site ou une population pilote, recueillir l’avis des recrues et des managers, puis étendre.
7. Reprendre les parcours en cours dans l’ancien outil, s’il y en a un, puis fermer ses accès.

Les risques d’un changement et comment les limiter

Les données de la recrue demandent le plus d’attention, parce qu’elles sont collectées avant l’arrivée. La CNIL rappelle, dans sa page Les règles pour la gestion du personnel, que le salarié est informé du responsable, de la finalité, des destinataires et de la durée de conservation. Notre article sur le rôle du DPO dans la dématérialisation RH détaille l’organisation de cette conformité.

Sources, date de collecte et mise à jour

Les données des huit logiciels, publiées par les éditeurs sur leurs sites, ont été relevées dans les fiches et vérifiées le 6 novembre 2026, le 5 novembre pour QuarksUp. Les faits réglementaires viennent des sources primaires ci-dessous, consultées le 6 novembre 2026, et le 9 novembre 2026 pour celles que cite la partie sur le choix. La rédaction n’a testé aucun logiciel et ne reprend aucun avis d’utilisateur.

• Code du travail numérique (ministère du Travail), Code du travail, articles L1221-5-1, L1221-10, L1221-13, L1221-19, L1221-21, L1221-25, R1221-5, R1221-34, R1221-35 et R4624-10, consultés le 6 novembre 2026, et le 9 novembre 2026 pour L1221-25, R1221-34 et R1221-35.
• URSSAF, DPAE – Réaliser la déclaration préalable à l’embauche, mise à jour le 27 octobre 2026.
• Légifrance, loi n° 2023-171 du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne dans les domaines de l’économie, de la santé, du travail, des transports et de l’agriculture (articles 19 et 20), JORF du 10 mars 2023.
• Légifrance, décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023, qui transpose la directive (UE) 2019/1152, JORF du 31 octobre 2023.
• Service-public.fr, Période d’essai pour un salarié, vérifiée le 12 août 2026.
• Entreprendre Service Public, Périodes d’essai : fin de la possibilité de déroger aux durées maximales légales, publiée le 10 août 2023, mise à jour le 5 septembre 2023.
• CNIL, Les règles pour la gestion du personnel, 17 août 2023.

Foire aux questions