BDESE online

Alimentation de la base

Les fichiers DSN mensuels extraits du logiciel de paie sont importés, anonymisés, puis servent au calcul des indicateurs sociaux ; les fichiers qui contiennent plusieurs numéros de SIRET sont pris en charge. L’employeur dépose aussi des documents de tout format (Word, Excel, PowerPoint, PDF, vidéos), classés par année, ou saisit du texte et des valeurs dans des champs libres.

Rubriques et mises à jour réglementaires

• Rubriques légales mises à jour automatiquement selon la législation ; une rubrique légale peut être masquée et des rubriques personnalisées créées.
• Bouton « Comment remplir cette rubrique » dans chaque rubrique légale, modèles de documents, tableaux de synthèse et livres blancs.
• Vision sur six ans : années passées, année en cours et données prévisionnelles, avec archivage des anciennes données et export par année.

Indicateurs sociaux et rapports

Le calcul donne près d’une cinquantaine d’indicateurs pour une BDESE configurée en moins de 300 salariés et près d’une centaine au-delà, par exemple la répartition de l’effectif par sexe ou des absences pour maladie selon leur durée. Les indicateurs s’affichent en tableaux, histogrammes ou camemberts ; l’employeur les vérifie, les commente puis les publie dans les rubriques. Le module de rapports compare les indicateurs choisis sur une période et s’exporte au format Excel. Ces fonctions sont réservées aux offres Premium et Premium+.

Accès des représentants du personnel

• Rôles administrateur, contributeur, représentant du personnel et invité (par exemple pour l’inspection du travail) ; chaque utilisateur reçoit ses accès par e-mail.
• Restriction des données selon le type de mandat et gestion des dates de mandat.
• Notification des représentants concernés à chaque ajout ou mise à jour de données.
• Charte de confidentialité à valider à la première connexion.

Confidentialité et sécurité

Une donnée peut être marquée « confidentielle » pour une durée choisie, avec filigrane sur les PDF et blocage de leur téléchargement. Les fichiers sont chiffrés (XChaCha20) avec une clé propre à chaque client, les échanges passent par SSL et l’hébergement est assuré en France par OVH, avec une sauvegarde quotidienne conservée 21 jours. Des tests d’intrusion de la société Vaadata, en 2021, 2024 et 2026, ont donné lieu à un sceau « Full Security Audit ».

Groupes et multi-entités

L’offre Premium+ réunit un groupe, ses entreprises et ses établissements dans une même BDESE, avec une administration centralisée, la contribution dans plusieurs entités et une gestion fine des droits.

Index de l’égalité professionnelle

Le calcul de l’index est proposé à part, sous forme de prestation : à partir des fichiers DSN transmis, l’éditeur remet l’index au format réglementaire dans un fichier Excel.