Cegid Notilus

Saisie des dépenses et justificatifs

• Photo du justificatif depuis l’application mobile iOS et Android, lecture automatique (OCR) de la date, du lieu, du montant et des taxes, champs pré-remplis prêts à valider.
• Saisie possible sans réseau, puis synchronisation au retour de la connexion.
• Calcul automatique des indemnités kilométriques selon le barème fiscal, distances calculées avec Google Maps.
• Import des relevés de cartes affaires et de cartes logées pour rapprocher les opérations des frais.
• Dépenses à l’international : devises et taux de change, taxes, per diem ; repérage des dépenses éligibles à la récupération de TVA étrangère.

Validation et contrôle

• Limites et plafonds paramétrables pour appliquer la politique de remboursement.
• Notifications des notes à valider, acceptation ou refus en un clic, circuit de validation automatisé.
• Alertes en cas de doublon, d’invitations croisées entre collaborateurs ou de dépenses le week-end et les jours fériés.
• Archivage à valeur probante des justificatifs pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique, en option payante.

Comptabilité, intégrations et reporting

• Écritures comptables transmises automatiquement à l’ERP ou au logiciel comptable par des connecteurs et des API ; plans analytiques, comptes et centres de coûts synchronisés.
• Connexion avec les logiciels RH, de paie et de trésorerie.
• Tableaux de bord et analyses par service, projet, catégorie ou collaborateur, dont des graphiques générés par l’IA à partir d’une simple requête.

Déplacements professionnels

• Ordres de mission créés à partir des rendez-vous Outlook, avec calcul des indemnités et des per diem.
• Réservation de billets de train et d’avion, d’hôtels et de véhicules via l’agence de voyage, des connecteurs directs (CDS, SNCF Entreprises, Carbookr) ou des outils de self-booking.
• Politique voyage appliquée à la réservation ; circuit de validation configurable selon le type de déplacement, la destination ou le montant ; émission des billets après approbation de la mission.
• Mesure de l’empreinte carbone des déplacements ; rapprochement et comptabilisation des factures voyages (agences, carburant, location).

Flotte automobile

Module distinct : suivi centralisé du parc, calcul du TCO, pool de véhicules, gestion des infractions (ANTAI), suivi des sinistres et des entretiens, application mobile pour les conducteurs.

Secteur public

Trois espaces couvrent les déplacements temporaires des personnels civils de l’État et les frais qu’ils occasionnent : ordres de mission, états de frais et factures fournisseurs.