Expensya

Saisie et lecture des justificatifs

Depuis l’application mobile (iOS et Android), y compris hors connexion, le salarié photographie un reçu : la technologie OCR+ en extrait le montant, la date, la devise, le commerçant, la TVA ou la taxe de séjour, et la note de frais est créée et catégorisée automatiquement. L’éditeur annonce une précision de plus de 93 % dans plus de 70 langues. Les dépenses peuvent aussi être ajoutées par e-mail, en masse ou par import de relevés de cartes.

Indemnités kilométriques et frais forfaitaires

• Calcul des distances avec Google Maps et du remboursement selon le barème kilométrique légal ou un taux personnalisé
• Gestion de plusieurs véhicules et de la carte grise, trajets favoris
• Indemnités journalières et indemnités forfaitaires de déplacement

Politique de dépenses et validation

• Règles de dépenses, plafonds de remboursement et alertes de non-conformité
• Workflows de validation à plusieurs niveaux, validation automatique selon la politique, validation par projet
• Validation des notes de frais, budgets, ordres de mission et avances depuis le smartphone ou Microsoft Teams
• Détection des doublons, des montants inhabituels et des reçus générés par IA, avec alerte aux approbateurs

Cartes de paiement et budgets

Cartes physiques ou virtuelles émises sur l’infrastructure d’Adyen, avec plafond, catégories de dépenses, budgets, jours et heures d’utilisation contrôlés à chaque paiement. Chaque achat crée la dépense correspondante. Les cartes s’ajoutent à Apple Pay ou Google Pay. Une entreprise qui dispose déjà de cartes peut les connecter sans changer de banque.

Export comptable et intégrations

Exports dédiés à la comptabilité, exports PDF, Excel et CSV, comptabilité analytique et récupération de la TVA. Connecteurs ou formats d’export pour Cegid (dont Quadra et Quadratus), Sage, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics, Oracle, Divalto et fulll ; liaisons avec Egencia, TravelPerk et Uber. API documentées et échanges de fichiers par FTP pour les outils de paie, RH et bancaires.

Archivage et pilotage

Archivage à valeur probante des justificatifs dans plusieurs pays, stockage illimité pendant l’abonnement. Tableaux de bord interactifs et outils Power BI pour suivre les dépenses, les cycles de validation et le respect de la politique.

Assistant IA

Medius Copilot for Expense répond aux questions des salariés, des managers et des administrateurs à partir de la politique de dépenses de l’entreprise et aide à paramétrer le compte.