Factorial

Notes de frais et dépenses

Le salarié saisit sa dépense depuis l’ordinateur ou l’application mobile et photographie son justificatif : la lecture automatique (OCR) renseigne les informations du ticket. Les indemnités kilométriques se calculent à partir du point de départ et de la destination.

• Politique de dépenses : plafonds et règles par montant, équipe ou catégorie, alertes avant dépassement d’un budget
• Circuit d’approbation à plusieurs étapes, alertes sur les doublons et les dépenses hors politique, demandes de précisions au salarié
• Remboursement par virement SEPA ou ajout de la dépense sur le bulletin de paie
• Exports CSV ou XLSX pour la comptabilité, transfert des dépenses approuvées vers Microsoft Business Central
• Archivage numérique des justificatifs, signés et horodatés par Universign

Cartes de paiement

Les cartes Factorial, physiques ou virtuelles, sont alimentées par un compte de financement. Chaque carte a ses limites et s’active ou se bloque depuis le tableau de bord ; le paiement est associé au justificatif dans l’application. Les cartes s’ajoutent aux portefeuilles Apple et Google.

Dossier salarié et documents

Répertoire des salariés, contrats et historique des modifications, gestion documentaire avec envoi en masse, signature électronique conforme eIDAS selon l’éditeur, coffre-fort numérique Desk RH pour les bulletins, organigramme mis à jour automatiquement et portail salarié en libre-service.

Temps et absences

• Demandes de congés et d’absences par jour, demi-journée ou heure, circuits d’approbation par type, politiques adaptées à la convention collective
• Pointage depuis l’ordinateur, le mobile, un QR code ou une tablette, avec géolocalisation
• Plannings par glisser-déposer, rotations et échanges de créneaux entre salariés
• Heures supplémentaires compensées en paie ou en repos, suivi des heures par projet

Préparation de la paie

Collecte des éléments variables (primes, heures supplémentaires, absences) avec circuit d’approbation, distribution des bulletins et génération de mandats SEPA pour le paiement des salaires. Les données partent vers le logiciel de paie de l’entreprise ou de son cabinet par connecteur (Silae, Sage 100, Paie&RH) ou par export.

Talents

Recrutement avec multidiffusion des offres (LinkedIn, Welcome to the Jungle), planification des entretiens, rédaction des offres et tri des candidats assistés par IA ; onboarding avec préboarding, offboarding ; entretiens annuels et professionnels (évaluations 180 et 360) ; catalogue de formation ; communication interne par communautés et publications.

Pilotage et IA

Tableaux de bord RH (effectifs, turnover, dépenses), rapports personnalisés y compris en SQL, gestion de projets qui relie heures, salaires et notes de frais. L’assistant IA One répond aux questions des salariés, par exemple sur les plafonds de dépenses.

Onboarding

• Préboarding : la recrue accède à son espace d’accueil dès la signature de l’offre et commence son onboarding avant son premier jour
• Parcours en étapes déclenchées à l’entrée dans le flux, le premier jour ou une fois les tâches de l’étape précédente terminées ; échéances fixées par rapport à la date de début, à la fin de la période d’essai ou à la fin du contrat
• Collecte en ligne auprès de la recrue : informations personnelles, identité et sécurité sociale, coordonnées bancaires, données contractuelles, fichiers à déposer
• Tâches attribuées à la recrue, au manager ou à un rôle interne, avec conditions selon le poste, le lieu de travail, l’entité juridique ou le type de contrat ; avancement suivi sur un tableau Kanban
• Documents à remplir et à signer pendant le parcours, signature électronique via Signaturit ; e-mails de bienvenue, enquêtes et formations ajoutés aux étapes
• Appareils informatiques attribués au nouvel arrivant, ou ticket ouvert à l’équipe IT pour qu’ils soient prêts le premier jour

Organisation et intégrations

• Plusieurs entités juridiques dans un même compte, chacune avec ses propres caractéristiques
• Multidevise : coûts de toutes les entités juridiques consolidés dans la devise de la société mère
• Authentification unique (SSO) en SAML, avec des guides de configuration pour Google, Microsoft Azure et Okta
• Groupes de permissions personnalisés qui règlent l’accès et les actions de chaque salarié ; journal d’audit des actions passées sur la plateforme
• Plateforme disponible en plusieurs langues, dans plusieurs pays

Gestion des temps

• Compteur de récupération mis à jour à partir des heures déclarées, avec des paramètres pour les RTT, les horaires variables et le repos compensateur
• Heures cumulées sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, réserve d’heures convertible en congé, report des heures non utilisées d’un cycle à l’autre et délai d’utilisation des heures cumulées
• Soldes de congés calculés selon le contrat du salarié, politiques par type de contrat, jours fériés travaillés paramétrables
• Pauses saisies manuellement ou automatiquement, heures de nuit rattachées au jour calendaire ou au jour de prise de poste, couverture des besoins par jour et par poste dans le planning
• Pointage limité selon l’emplacement, terminaux biométriques et RFID Suprema et ZKTeco reliés par des intégrations tierces, développées par Xiptic pour Suprema et par ZKTeco pour ses propres terminaux
• Rapports de temps exportables en CSV ou XLSX ; l’éditeur indique qu’ils permettent de justifier les temps de présence et de repos auprès de l’inspection du travail