Illizeo

Notes de frais

Module complémentaire des abonnements Illizeo Core et Core Extended, activé depuis l’espace client.

• Quatre façons de déclarer une dépense : saisie manuelle, ticket ou facture scannés, trajet kilométrique ou per diem. La lecture automatique du ticket est décrite dans l’aide en ligne, mais la page du module la classe parmi les fonctions « à venir ».
• Frais kilométriques : distance calculée d’après l’itinéraire, véhicules déclarés par le salarié, barème fiscal français par puissance fiscale ou barèmes à paliers ; la part qui dépasse le seuil d’exonération est reportée sur le bulletin.
• Per diem par pays (repas, demi-journée, journée, nuitée), avec déduction des repas offerts par l’employeur.
• Règles de dépense : plafonds par catégorie et par population (bureau, département, équipe, salarié), dans plusieurs devises ; dépassement bloqué ou simplement signalé ; justificatif obligatoire au-delà d’un seuil.
• Circuit d’approbation paramétré dans les workflows : supérieur hiérarchique par défaut, second niveau au-delà d’un montant, délégation, approbation automatique sous un seuil.
• Remboursement par fichier de virement (format bancaire suisse pain.001, en francs suisses) ou avec le prochain salaire.
• Comptabilité : écritures générées à chaque approbation, plan comptable et correspondance des comptes, export CSV, FEC, Sage, DATEV, Abacus, Crésus, Banana ou Business Central.
• Rapports par catégorie, département et salarié ; suivi de la TVA récupérable sur les dépenses engagées à l’étranger.
• Saisie dans toutes les devises avec conversion au taux du jour de la dépense ; rattachement d’une dépense à un projet.

Core RH et documents

• Dossier salarié en sections configurables, avec historique et journal d’audit.
• Portail libre-service : coordonnées, demandes de congés, fiches de paie, suivi des validations.
• Génération de documents à partir de modèles et signature électronique via un prestataire eIDAS (Adobe Sign, DocuSign, Ugosign), avec durée de conservation paramétrable.
• People analytics : 19 rapports natifs, tableaux de bord personnalisés, exports Excel, CSV et PDF.

Temps et absences

• Absences avec politiques par pays (Suisse, France, Belgique, Allemagne, Luxembourg, Autriche, Pays-Bas, Portugal), acquisition, report et circuits d’approbation.
• Pointage manuel, sur le web ou par badgeuse ZKTeco ; heures supplémentaires, heures de nuit et astreintes calculées.
• Planification des équipes : shifts, créneaux ouverts, détection des conflits.

Recrutement et onboarding

• ATS : réquisitions avec approbation, multidiffusion des offres, site carrières bilingue, pipeline configurable, grilles d’évaluation.
• Cooptation reliée au recrutement, avec suivi de la prime jusqu’à la paie.
• Parcours d’onboarding, d’offboarding, de crossboarding et de reboarding.
• Onboarding inclus dans le plan Core : modèle de parcours par rôle, affecté à la création du salarié ; étapes datées avant et après l’arrivée, chacune avec un responsable (salarié, manager, RH) et une date limite, et pouvant déclencher un e-mail automatique.
• Collecte des documents d’embauche : le salarié dépose pièce d’identité, RIB, contrat signé ou justificatif de domicile, les RH valident, les pièces rejoignent le dossier salarié.
• Processus livrés : responsable et RH prévenus sept jours avant l’arrivée, contrat d’embauche et confirmation de fin de période d’essai signés en ligne par le salarié.
• Module Onboarding avancé en option : portail candidat de préboarding dès J-30, séquences d’e-mails jusqu’à J+90, buddy ou mentor, suivi de l’équipement IT, sondages NPS.

Paie

• Paie suisse : calcul des salaires, impôt à la source, LPP, allocations familiales, frontaliers, certificats de salaire.
• Salaires préliminaires : préparation et contrôle de la paie, export vers le logiciel de paie.
• Paie externalisée dans plusieurs pays, assurée par les équipes de l’éditeur.

Intégrations

• API REST décrite en OpenAPI, jetons à droits limités, webhooks et exports SFTP planifiés ; SSO (Okta, Auth0, Microsoft Entra) à partir de l’offre Core Extended.

Socle RH

• Entretiens, avec le module complémentaire Performance & Objectifs (à partir de 1,81 CHF HT par employé et par mois) : cycles et campagnes d’évaluation, formulaires personnalisables, entretiens annuels, mi-année, période d’essai, sortie et 360°, auto-évaluation et évaluation du manager, signature en ligne.
• Entretien professionnel (France) : modèle fourni, échéance des deux ans et état des lieux à six ans suivis par salarié.
• Objectifs SMART en cascade OKR, indicateurs pondérés, prime sur objectifs calculée et transmise à la paie ; les fonctions d’IA du module sont annoncées en préparation.
• Organigramme issu du dossier salarié : manager direct, relations en pointillé, export PDF.
• Module Formation & compétences : référentiel de compétences par poste, matrice des écarts, registre des habilitations avec échéances et recyclages.
• Module Budget & masse salariale : revue salariale, grilles, analyse de l’égalité salariale selon le modèle suisse Logib.
• Reprise des données par import CSV en un jour jusqu’à 500 salariés selon l’éditeur ; interface en français, anglais, allemand ou italien.

Gestion des temps

• Compteurs recalculés à l’approbation de la feuille du mois : heures supplémentaires majorées, nuit, week-end, fériés, astreintes, ponts, compte de temps (solde du mois ou objectif annuel). Un solde se paie en heures ou se convertit en jours de congé, avec circuit d’approbation possible. Saisie en demi-journées ou journées au forfait jours.
• RTT et CET posés en jours ou en heures.
• Bornes ZKTeco Ultima proposées par l’éditeur : badge RFID, NFC, QR code ou code PIN ; empreinte et visage activés après un avertissement acquitté, gabarits gardés sur la borne.
• Pointage d’un shift : position relevée au seul geste de pointage, zone de 200 m et conservation de 2 mois par défaut.
• Profil France 35 h ; l’éditeur annonce le contrôle des 10 h quotidiennes, des 11 h de repos et des pauses.
• Export des variables de paie vers Sage, Cegid, Silae, ADP ou PayFit.
• Modules Présences et Absences à partir de 1,81 et 1,89 CHF HT par employé et par mois.