Kelio

Administration du personnel

Chaque salarié a un dossier unique : données personnelles, poste, contrat, historique de carrière et de rémunération, habilitations. Les droits d’accès se règlent par profil et par champ.

• Contrats, avenants et attestations générés depuis la fiche salarié, puis envoyés en signature électronique (conformité eIDAS assurée par le partenaire Nitro Sign).
• Suivi des habilitations et des visites médicales, avec alertes avant échéance et convocations par e-mail.
• Processus d’entrée et de sortie : préboarding, tâches par service, DPAE, préparation du solde de tout compte.
• Reporting RH : plus de 30 données (CSP, type de contrat, âge, sexe, statut RQTH), plus de 1 000 personnalisations de graphiques, modèles de rapports et exports pour la BDESE et le bilan social.

Portail RH et communication interne

Le portail s’adapte au rôle (salarié, manager, RH). Le salarié consulte et modifie sa fiche, pose ses absences, badge, consulte ses soldes et son planning. Le manager valide les demandes et voit qui est présent, absent ou en télétravail. Un module de communication diffuse des actualités ciblées et des documents avec accusés de lecture. Kelio fonctionne en mode web, sans application à installer, sur ordinateur, tablette ou smartphone.

Temps, absences et planning

• Badgeuses de l’éditeur, badgeage virtuel sur ordinateur ou smartphone, géolocalisation possible.
• Horaires fixes, variables, postés ou cycliques, modulation, annualisation, forfaits-jours, heures supplémentaires.
• Demandes de congés et de télétravail avec circuits de validation, calcul des droits à congés et RTT, compte épargne-temps.
• Planning par postes, compétences et contraintes légales, temps passés par activité ou projet.
• Export des éléments variables vers plus de 160 logiciels de paie (Sage, ADP, Cegid, Nibelis…) ; gestion multi-sociétés, multi-sites et multi-conventions.

Talents

Campagnes d’entretiens annuels et professionnels avec trames personnalisées, auto-évaluation, co-signature et suivi des échéances de 4 et 8 ans. Référentiel des emplois et des compétences, fiches de poste et analyse des écarts. Gestion de la formation (catalogue, budget, financements OPCO, convocations, évaluations à chaud et à froid), onboarding et recrutement avec Kelio ATS (multidiffusion des offres, site carrière, suivi des candidatures) ; la cooptation passe par l’outil connecté Keycoopt System.

Paie

La paie s’appuie sur 123Paie, solution rachetée par Kelio en 2019 : bulletins, DSN, DPAE, plus de 200 conventions collectives, écritures comptables, avec reprise automatique des variables de la GTA. Elle se gère en interne ou s’externalise auprès des gestionnaires de l’éditeur. L’offre vise de 10 à 350 bulletins et n’est disponible qu’en France. La BDESE, l’index égalité et le bilan social issus de la paie passent par le partenaire QuickMS ; le coffre-fort des bulletins par Coffreo d’Enso.

Hébergement et sécurité

Solution SaaS hébergée en France, avec des zones Suisse, Antilles et Réunion ; infrastructures d’hébergement certifiées ISO 27001 et option d’hébergement certifié pour les données de santé ; engagement de disponibilité de 99,9 %. Interface en 30 langues, web services d’import et d’export.

Badgeuses et contrôle des temps de travail

La borne Kelio Visio accepte le badge RFID ou un badge dématérialisé sur smartphone (Bluetooth/NFC) ; le terminal Kelio Xtrem, étanche, fonctionne de -15 à +50 °C, même sans réseau. Les cadres au forfait déclarent leurs jours travaillés et le respect de leurs temps de repos. Une version biométrique de la borne (empreinte digitale) existe ; l’éditeur rappelle qu’en France la biométrie n’est pas autorisée pour contrôler les horaires. Le planning alerte en cas de dépassement des durées de travail ou de non-respect des temps de repos et, selon l’éditeur, tient compte des conventions collectives.