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Notes de frais

Le collaborateur regroupe les dépenses d’un déplacement dans une note (objet, date, devise, ordre de mission si besoin), puis l’envoie en validation. Chaque note passe par les statuts brouillon, en attente, approuvée, remboursée ou refusée.

• Saisie de chaque dépense : catégorie, date, fournisseur, montant TTC, moyen de paiement et justificatif, pris en photo depuis l’application mobile ou joint sur ordinateur
• Indemnités kilométriques calculées à partir de la distance saisie, au taux par kilomètre défini pour la catégorie
• Notes en plusieurs devises, dont l’euro, le dollar, le dirham et le franc CFA
• Règles par catégorie : limite de montant sur une période, montant fixe, remboursement proportionnel ou nombre maximal d’occurrences ; catégorie publique ou réservée à un département, une fonction, un site, une société ou des collaborateurs
• Circuit par défaut et circuits par département, société, service, site ou collaborateur : une ou plusieurs étapes d’approbation, puis une étape de remboursement où la note passe au statut remboursé ; historique daté de chaque action
• Suivi des notes et des montants par statut, filtres par date, site et société ; export Excel ou zip des notes sélectionnées, chaque catégorie portant son compte d’imputation comptable
• Reporting des délais moyens de traitement et de remboursement, par département

Recrutement et onboarding

• Offres avec lien propre, synchronisation avec Indeed, page carrière et CVthèque
• Tri des CV assisté par IA (expérience, établissement, compétences, études) ; la décision reste aux recruteurs
• Pipeline partagé entre recruteurs et managers, planification des entretiens avec modèles d’e-mails
• Checklist d’onboarding par étape, jusqu’à la fin de la période d’essai, avec responsable et échéance par tâche
• Annonces ciblées avec suivi des lectures, sondages et formulaires internes avec approbation
• Sous-tâches cochées avec l’heure et leur auteur, commentaires, pièces jointes et historique sur chaque tâche
• Tableau des tâches par statut, retards signalés en rouge ; catégories de tâches et statuts propres à l’entreprise
• Modèle d’enquête d’intégration des nouveaux employés, réponses anonymes ou nominatives, rappels automatiques

Temps et absences

• Pointage par terminal à badge, tablette à QR code renouvelé, application mobile ou web ; géolocalisation activable par groupe
• Horaires fixes ou shifts avec poste et lieu, publiés sur mobile, conflits avec les congés signalés, demandes de remplacement
• Heures supplémentaires calculées selon des règles quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles ; anomalies de pointage remontées
• Congés : régimes, règles d’acquisition et de report, périodes bloquées, calendrier d’équipe, reporting des absences

Paie, documents et matériel

• Modèle d’import du logiciel de paie rempli chaque mois (jours travaillés, congés, absences, heures supplémentaires) et exporté au même format
• Distribution des bulletins à partir d’un PDF fractionné, classés par année et par mois
• Attestations générées depuis des modèles à variables, avec approbation ; dossiers d’entreprise partagés
• Suivi du matériel et des logiciels : numéro de série, référence interne, bénéficiaire

Performance et formation

• Objectifs et sous-objectifs validés par le responsable, feedback continu
• Campagnes d’évaluation en étapes pondérées (auto-évaluation, manager, pairs, validation finale) et rapports de calibration
• Bibliothèque de compétences avec niveau requis par rôle et écarts par personne
• Enquêtes à partir de 12 modèles, catalogue et demandes de formation

Socle RH

Chaque collaborateur a un profil unique, consulté depuis l’annuaire, avec ses onglets Personnel, Emploi, Paie, Congés, Documents, Note de frais, Matériels, Formations et Formulaires. Son dossier suit une arborescence définie par les RH, avec des dossiers visibles ou non par le salarié, comme le dossier administratif.

• Espace salarié, sur ordinateur ou sur mobile : demandes de congé et d’attestation avec suivi du statut, consultation des bulletins et des documents
• Rapports d’entretiens : complétion, distribution des scores, carte des talents (score × potentiel), suivi des objectifs par département, site, société ou rôle ; résultats masqués en dessous de 5 personnes
• Plusieurs entités et sites dans une seule interface, droits d’accès par périmètre, actions journalisées
• Authentification unique (SSO) via Okta ou OpenID Connect, en option

Gestion des temps

Chaque pointage est rapproché des horaires ou des shifts prévus : retards, heures supplémentaires et absences ressortent dans le suivi des présences. Les pauses pointées sont déduites du temps de travail.

• Horaires fixes avec jours et pauses, ou rotations en 2×8 et 3×8 planifiées en shifts
• Règles d’heures supplémentaires pour les jours fériés et le week-end, avec seuils, taux et plafonds
• Retards, départs anticipés, pointages manquants ou en double corrigés puis validés par le manager
• Régimes de congés (temps plein, cadres, temps partiel) avec leur calendrier de jours fériés ; types de congé RTT et récupération, ce dernier décompté en heures
• Circuits de validation des congés en une ou plusieurs étapes ; préavis, justificatif, solde négatif ou approbation automatique au choix ; soldes ajustés par les RH, avec historique
• Géolocalisation facultative : l’éditeur rappelle que la CNIL recommande d’informer les collaborateurs et de consulter le CSE