Mooncard

Cartes de paiement

• Cartes Visa physiques et virtuelles, à usage unique ou récurrent, compatibles Apple Pay et Google Pay : le collaborateur paie sans avancer de frais
• Paramétrage par collaborateur ou par équipe : plafond par période, jours et horaires d’utilisation, natures de dépenses autorisées (carburant, hôtellerie, transport, retrait), paiement à l’étranger ou sans contact
• Autorisation ponctuelle d’une dépense exceptionnelle, alerte de dépassement de plafond, blocage de la carte en cas de perte ou de vol

Justificatifs

• Notification par SMS ou push après chaque paiement pour joindre le justificatif, avec relances paramétrables
• Photo du ticket dans l’application mobile ou fichier PDF : la dépense est pré-remplie automatiquement (OCR)
• Adresse e-mail propre à chaque carte pour y transférer les factures PDF
• Archivage à valeur probante, justificatifs certifiés par signature numérique ; pour les achats de plus de 150 € HT, la facture électronique est récupérée auprès de la plateforme agréée

Notes de frais et indemnités kilométriques

Avec le pack Notes de frais, proposé en option, les salariés déclarent sur le web ou l’application mobile les dépenses payées avec leurs propres moyens : justificatif, montant TTC, TVA, nature de la dépense, participants à un repas.

• Indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal, mis à jour chaque année par l’éditeur, avec calcul du trajet via Google Maps
• Détection des doublons et plafonds par nature de dépense, en option

Validation et politique de dépenses

• Jusqu’à trois niveaux de validation : vérification par le collaborateur, contrôle par le manager, approbation par le comptable ; responsable et champs obligatoires définis pour chaque étape
• Demande de correction au collaborateur, état d’avancement de chaque dépense et historique des validations
• Pack Contrôle Avancé : règles appliquées dès la saisie, signalement des dépenses hors politique, blocage de la carte tant qu’un justificatif manque, rôles personnalisés

Remboursement des frais avancés

Les notes de frais et indemnités kilométriques approuvées passent dans un onglet « À rembourser ». L’outil génère un fichier de virement XML SEPA qui regroupe plusieurs collaborateurs, à importer dans la banque de l’entreprise ; les virements peuvent aussi se faire un par un. Une fois les frais notés comme remboursés, le salarié reçoit un e-mail de confirmation. Le virement lui-même part de la banque de l’entreprise, pas de Mooncard.

Comptabilité et intégrations

• Moteur comptable : écritures générées automatiquement, natures de dépenses, comptes de TVA et codes analytiques paramétrables, rapprochement bancaire automatisé
• Export des écritures au format du logiciel comptable, avec signalement des anomalies (TVA manquante, dépense non approuvée) avant l’export
• Connecteurs natifs vers Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics, EBP, Exact Online, Quadratus, Divalto, Ibiza, Ciel, Chorus et Agicap ; API publique
• Gestion multi-entités : comptabilité isolée pour chaque entité et reporting consolidé (offre Hub)