N2F

Saisie et lecture des justificatifs

Le salarié photographie son ticket depuis l’application mobile, l’importe depuis la version web ou le transfère par e-mail (Uber, SNCF, Booking…). L’OCR extrait le vendeur, la date, le montant, la devise et les taux de TVA, puis propose la catégorie de dépense. Il repère aussi les nuitées, le volume de carburant, la taxe de séjour et les dépenses d’alcool ou de tabac. L’application fonctionne hors connexion.

Indemnités kilométriques et missions

• Distance calculée avec Google Maps, trajets favoris et déduction domicile–travail.
• Barèmes URSSAF intégrés ou règles internes, suivi de plusieurs véhicules personnels ou de société.
• Ordres de mission soumis à approbation et avances ponctuelles ou permanentes, déduites du remboursement (offre Advanced).

Validation et contrôle

• Circuits d’approbation multi-niveaux selon le montant, l’équipe ou le type de dépense, avec remplaçants et relances automatiques.
• Approbation depuis l’application mobile.
• Plafonds par type de dépense, par nuitée, par convive ou par période, bloquants ou simplement signalés, différenciés selon le profil du salarié.
• Détection des doublons, des erreurs de TVA et des dépenses engagées un jour férié ou un jour d’absence ; une dépense sans justificatif ne passe pas à l’étape suivante.

Comptabilité et remboursement

• Écritures comptables paramétrables avec l’outil « Export factory » : comptes par type de dépense, salarié ou taux de TVA, libellés personnalisés.
• Calcul et ventilation de la TVA récupérable, y compris sur le carburant.
• Intégrations avec Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, NetSuite, Datev, Quadra ou Odoo, et exports vers des logiciels de paie (Coala, ADP, Cegid, PayFit…), dans l’offre Advanced.
• Génération de fichiers de virement SEPA pour rembourser les salariés, dès l’offre Enterprise.

Cartes de paiement

Cartes Mastercard physiques, virtuelles multi-usages ou à usage unique, émises par Adyen et réservées à l’offre Advanced. Les plafonds se règlent par transaction, par jour, par semaine ou par mois, et les paiements peuvent être limités à certains créneaux horaires. Chaque paiement est rapproché de son justificatif.

International et multi-entités

13 langues, plus de 170 devises avec conversion au taux du jour, règles de TVA et politiques de frais propres à chaque entité, avec une vue consolidée pour le siège.

Reporting, intégrations et archivage

Tableaux de bord par employé, équipe, service ou projet, exports PDF, Excel ou CSV et connecteurs BI. L’offre Advanced donne accès à l’API N2F et au SSO SAML v2. Les justificatifs sont horodatés, signés par un cachet serveur et archivés 10 ans selon la norme NF Z42-013 (option à 1,5 € par mois et par utilisateur).