ONexpense

Saisie et lecture des justificatifs

Le salarié photographie son reçu avec l’application mobile, synchronisée avec l’application web. L’extraction repose sur des modèles de langage et non sur un OCR classique : montant, TVA, catégorie, date, devise, marchand, mode de paiement et lieu de la dépense. L’éditeur annonce un taux de reconnaissance supérieur à 90 % en moins de 5 secondes.

• Gestion des PDF multipages et sélection de plusieurs photos dans la galerie
• Détection des doublons et des erreurs de calcul sur les reçus
• Reconnaissance des pays et des devises, analyse des taxes en Europe
• Gestion des tickets restaurant et du nombre de nuitées pour les hôtels

Indemnités kilométriques

Les trajets se déclarent depuis l’application mobile, avec application du barème kilométrique officiel. Le logiciel gère les véhicules, le trajet domicile-travail et un taux personnalisé.

Validation et politique de dépenses

Le manager approuve les notes de frais en un clic, dans un circuit de validation préconfiguré. Les plafonds par type de dépense s’appliquent automatiquement. Selon le paramétrage de l’entreprise, le manager ou le comptable peut modifier une note ; le comptable peut aussi corriger une dépense déjà validée sans revenir vers le salarié.

TVA et export comptable

Les règles de TVA déductible s’appliquent par catégorie de dépense. L’export est paramétrable : un fichier prêt à importer dans Sage, Cegid ou la plupart des logiciels comptables, en CSV, texte, Excel ou PDF. Les comptes analytiques sont pris en charge dans les exports.

Archivage à valeur probante

La formule Valeur probante conserve les justificatifs pendant 10 ans : horodatage et scellement par Universign, conservation chez le tiers archiveur Novarchive (norme NF Z 42-013). L’abonnement inclut 40 reçus archivés par mois et par licence, quota mutualisé entre les licences de l’entreprise.

Administration et intégrations

• Catégories de dépense et champs personnalisés (formules Valeur probante et Sur mesure)
• Connexion SSO Microsoft 365 et authentification biométrique sur mobile
• Version multi-entreprise et espace expert-comptable : tableau de bord, contrôle des comptes, gestion des licences
• Connecteurs vers un ERP, un SIRH ou un outil comptable, développés par l’éditeur dans la formule Sur mesure
• Serveur MCP en bêta privée ; API publique en libre-service annoncée courant 2026