Rydoo

Saisie des frais et lecture des justificatifs

Le salarié photographie son ticket avec l’application mobile (iOS et Android) : Rydoo renseigne automatiquement la date, le commerçant, le montant et la devise. Dans l’offre Enterprise, l’agent IA Prefill Agent lit aussi la TVA et la catégorie ; le salarié vérifie puis soumet.

• Frais kilométriques calculés d’après l’itinéraire et les barèmes kilométriques paramétrés
• Indemnités journalières et déductions de repas (offre Pro et suivantes)
• Champs personnalisés sur les frais, les déplacements, les utilisateurs ou les projets

Politique de dépenses et circuit de validation

Chaque dépense est contrôlée au regard de la politique de l’entreprise dès sa saisie ; une dépense hors politique est signalée avant la soumission. Le circuit de validation compte un niveau dans l’offre Essentials et jusqu’à deux dans l’offre Pro, avec des validations possibles pour les voyages et les avances de trésorerie ; l’offre Enterprise ajoute des workflows de validation avancés et les agents IA de Rydoo Intelligence :

• Audit Agent : repère doublons, articles interdits et justificatifs modifiés
• Expense Approver : approuve les dépenses conformes, avec piste d’audit et possibilité d’annulation
• Policy Assistant : répond aux questions des salariés en citant la politique de l’entreprise

Cartes et remboursements

Rydoo Cards (à partir de l’offre Business), cartes virtuelles ou physiques en plusieurs devises, avec des règles par salarié, équipe ou déplacement : chaque paiement crée la dépense correspondante. Les cartes entreprise existantes (Visa, Mastercard, Amex, AirPlus) se connectent et leurs transactions sont rapprochées des dépenses et des justificatifs. Pour les dépenses payées par le salarié (avances de frais, achats en espèces), Rydoo prépare le remboursement : avec l’intégration Wise, un fichier hebdomadaire des dépenses approuvées est chargé sur le compte Wise Business de l’entreprise, qui verse à chaque salarié son remboursement, y compris dans sa devise locale.

Déplacements

Les réservations faites chez BCD Travel, Amex GBT Egencia ou Perk sont importées dans Rydoo sous forme de dépenses, avec montant, devise et justificatif. Le partenaire applique la politique de voyage à la réservation ; Rydoo contrôle ensuite les dépenses. Un suivi de l’empreinte carbone des déplacements est proposé.

Conformité internationale

L’outil est disponible en plus de 20 langues et 100 devises. L’éditeur tient à jour les règles de TVA, d’indemnités journalières et kilométriques pour plus de 45 pays, consultables dans son Compliance Centre, et présente Rydoo comme un outil certifié de dématérialisation des justificatifs dans plusieurs pays. Les factures électroniques sont rapprochées des dépenses correspondantes.

Export comptable et intégrations

• Exports PDF et Excel, modèles d’export personnalisables, exports programmés (Enterprise)
• Connecteurs QuickBooks, Xero et Exact Online dès l’offre Pro
• Export des dépenses validées vers Sage en fichier CSV ou Excel, quotidien, hebdomadaire ou mensuel
• Connecteurs NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP S/4HANA et DATEV
• Accès SFTP et API à partir de l’offre Business
• Connecteurs RH (Workday, SAP SuccessFactors, HiBob, BambooHR…) et SSO SAML

Un tableau de bord Insights (offre Enterprise) suit les dépenses et repère les anomalies.