Spendesk

Saisie et lecture des justificatifs

Le collaborateur photographie ou importe son justificatif depuis l’application mobile (iOS et Android) ou web, juste après l’achat. La lecture automatique (OCR) extrait le commerçant, la date, le montant, la devise et la TVA, puis préremplit la note de frais ; le centre de coûts ou le code budgétaire est proposé d’après l’historique du collaborateur. Les dépenses en devises étrangères sont converties et le taux appliqué est conservé. Les justificatifs en double ou incomplets sont signalés.

Politique de dépenses et circuit de validation

Les règles de dépenses sont vérifiées avant l’envoi et les plafonds sont visibles par le collaborateur. La note de frais part automatiquement vers le bon valideur : le manager valide depuis son mobile, puis l’équipe Finance approuve. Les dépenses non conformes sont repérées avant validation, et les demandes peuvent aussi être validées dans Slack. Une option payante ajoute des rôles de valideur dynamiques et des circuits à conditions multiples.

Indemnités kilométriques et journalières

Les indemnités kilométriques sont calculées selon les barèmes français et britanniques, y compris pour les véhicules électriques. Les indemnités journalières allemandes sont calculées avec génération des rapports de déplacement.

Remboursement des salariés

Chaque note de frais validée est prête à être remboursée. La fonction « Rembourser avec Spendesk » planifie les virements de remboursement depuis l’interface ; l’IBAN du salarié peut être synchronisé depuis l’outil RH. Le collaborateur suit l’avancement de son remboursement en temps réel.

Export comptable et archivage

Chaque dépense est rattachée au collaborateur, au projet et au centre de coûts, et son impact sur le budget est visible dès l’envoi. Les justificatifs sont archivés au format numérique avec une piste d’audit horodatée ; l’éditeur indique un archivage à valeur probante. Les écritures et pièces justificatives partent vers le logiciel comptable par connecteur natif ou par export CSV personnalisable :

• Sage 100, Pennylane, Xero, NetSuite, Microsoft Business Central ;
• ACD, DATEV, Exact Online, Odoo.

Cartes de paiement

Chaque collaborateur peut recevoir une carte de débit Visa physique, compatible Apple Pay et Google Pay, ou des cartes virtuelles à usage unique, multi-usages ou dédiées à un abonnement. Budget, catégories de commerçants, jours et horaires autorisés se règlent carte par carte, et un achat hors cadre est bloqué. Après chaque paiement, une notification invite le collaborateur à photographier son justificatif.

Autres modules et intégrations

La plateforme couvre aussi les factures fournisseurs, les achats (procurement), les budgets et la gestion multi-entités. Une API ouverte et Spendesk AI Connect (MCP) donnent accès aux données de dépenses. Les profils salariés se synchronisent avec des outils RH comme Lucca, PayFit, Eurécia, Factorial ou Personio. Spendesk Travel, la réservation de voyages intégrée à la plateforme, est proposé en accès anticipé.