Training Square

Catalogue et achats de formation

Un catalogue unifié regroupe les offres des organismes de formation externes (inter, intra, digitales) et les formations internes ; plusieurs catalogues personnalisés peuvent être partagés. Le catalogue peut aussi référencer des formations obligatoires et l’accès à un LMS, un LCMS ou une LXP. Selon l’éditeur, 5 000 organismes de formation sont connectés à la plateforme. Les salariés et les managers s’inscrivent en ligne, avec un circuit de validation paramétrable.

• Commandes en ligne auprès des organismes de formation et centrale d’achats intégrée pour les formations transverses
• Facture mensuelle unique par entité juridique et subrogation des paiements des organismes de formation (options)
• Ajout de ses propres organismes de formation, certifiés Qualiopi ou non, à ses conditions commerciales

Plan de développement des compétences et budget

Recueil des besoins de formation auprès des managers et des salariés (campagne périodique ou demandes au fil de l’eau), création et arbitrage du plan de formation, création des budgets formation. Les coûts s’imputent par entité, par dispositif et par OPCO, et l’outil gère les dispositifs de financement.

Sessions et gestion administrative

• Création des offres et des sessions de formation interne, inscriptions, convocations
• Documents déposés sur la plateforme par les organismes de formation, en amont (convention, convocation) et en aval (attestations, certificats de réalisation, émargements, évaluations, factures)
• Relances automatisées et archivage des documents en ligne
• Signature électronique ; émargement digitalisé en option pour les formations internes, par e-mail ou QR code scanné avec le téléphone du participant, sans application à installer

Évaluations

Évaluation à chaud (satisfaction) et à froid (efficience) par questionnaires personnalisés, envois et relances automatisés, analyse de la performance des catalogues.

Entretiens, compétences à maintenir et habilitations

Entretiens professionnels, annuels ou de retour de congé long, lancés en campagnes avec relances et alertes. Passeport formation, bilans à 8 ans, suivi des compétences à maintenir, des titres d’habilitation et des recyclages à échéance. L’éditeur indique que l’outil peut être couplé à un logiciel de gestion des talents et de GPEC.

Indicateurs et reporting

Reporting en temps réel sans ressaisie, indicateurs graphiques personnalisés, exports et requêtes personnalisés. Les attestations, émargements et historiques de formation sont conservés par salarié et exportables.

Intelligence artificielle

Trois agents IA sont inclus dans l’offre sans surcoût, selon l’éditeur : IA Docs identifie et classe les documents reçus par e-mail et en extrait les données, IA Catalogue extrait programme, durée, sessions et tarif d’une offre à partir de son adresse web, IA Evaluation analyse les réponses aux questionnaires et en restitue une synthèse.

Organisation, droits et intégrations

• Cinq profils d’utilisateurs (RH, Manager, Salarié, Formateur, Consultation) et portails salariés et managers paramétrables
• Organisations multi-sites et multi-entités, droits d’accès adaptés à chaque population (RH, managers, collaborateurs, université d’entreprise, formateurs internes)
• Interfaces avec le SIRH, le LMS et d’autres outils RH par API, connecteurs et SSO ; imports de fichiers périodiques possibles à la place des interfaces
• Partenaires intégrés présentés par l’éditeur, dont 360Learning (API) et Lucca (fichier plat)