Vertical Expense

Saisie des dépenses et justificatifs

Le collaborateur photographie son reçu : l’OCR lit la date, le montant, la devise, la TVA et le type de dépense, puis remplit les champs de la note de frais. Les justificatifs étrangers sont lus dans leur langue et leur devise d’origine, y compris certains reçus manuscrits. Les dépenses sont classées automatiquement par catégorie et les justificatifs sont archivés dans un coffre-fort numérique pendant la durée légale de 6 à 10 ans.

Indemnités et frais de déplacement

• Calcul de la distance et des indemnités kilométriques selon le barème de référence et la motorisation du véhicule.
• Indemnités journalières des agents publics calculées selon le lieu de la mission (taux de la chancellerie, barèmes territoriaux ou d’État).
• Gestion des titres-restaurant, des réservations de véhicules et du parc automobile.

Politique de dépenses et contrôles

Les règles et plafonds se paramètrent par groupe, entité, population et contexte de saisie. La solution signale les dépassements de plafond, les doublons et les erreurs de TVA, rapproche les dépenses des cartes affaires et contrôle les clés IBAN, la présence d’un ordre de mission et la validité du véhicule.

Circuits de validation

Le nombre de circuits n’est pas limité : niveaux de validation par population, équipe projet ou centre de coût, circuits parallèles pour d’autres objets (véhicules, RIB, assurances), délégation de saisie et de validation. Les managers valident sur le web ou sur mobile ; une frise chronologique montre au collaborateur l’avancement jusqu’au remboursement.

Ordres de mission et secteur public

Les demandes de mission, de formation ou de visite médicale sont saisies, contrôlées et approuvées, puis les dépenses y sont rattachées jusqu’à la liquidation et au mandatement. Les étapes d’approbation suivent la GBCP et les documents sont certifiés auprès de la DGFIP (décret du 3 juillet 2006). Agents, contractuels et élus sont gérés dans le même outil.

Voyages d’affaires

Réservation de vols, d’hôtels, de trains et de véhicules de location selon la politique voyages, avec intégration directe des dépenses dans les notes de frais. Une entreprise déjà équipée d’un outil de réservation peut le connecter par API.

Comptabilité, TVA et pilotage

• Identification de la TVA récupérable et extraction au format attendu par le logiciel comptable.
• Exports FEC selon les axes analytiques (équipe, centre de coûts, imputation, nature, catégorie, salarié), mono-imputation ou multi-imputations, refacturation des dépenses.
• Gestion multidevises avec conversion automatique, zones de TVA et règles d’exercice fiscal par entité.
• Tableaux de bord, rapports BI, suivi des budgets et export d’un reporting bilan carbone.

Intégrations et mobilité

API et échanges de fichiers automatisés avec le SIRH, l’ERP et la comptabilité, avec des connecteurs vers SAP, HR Access, Cegedim Teams RH, Talentsoft, IFS et Oracle, ainsi qu’un connecteur Microsoft 365 qui croise dépenses et agenda. L’application web, iOS et Android fonctionne aussi hors connexion pour saisir une dépense.