Voxaly

BDESE

La BDESE de Voxaly est une base documentaire : l’entreprise y dépose les documents de la base, classés dans les rubriques et sous-rubriques qu’elle paramètre, puis choisit les instances qui les consultent.

• Paramétrage de la structure : établissements, structures juridiques, profils et utilisateurs, rubriques et sous-rubriques, conditions générales d’utilisation et niveaux de confidentialité.
• Création des instances représentatives du personnel et de leurs représentants.
• Dépôt de documents par entreprise ou par établissement, avec saisie des informations du document, ajout d’un ou plusieurs fichiers et choix des instances qui pourront les consulter.
• Notification des représentants lors d’un nouveau dépôt ; dépôt ouvert à tout utilisateur disposant des droits suffisants, avec validation avant diffusion.
• Sécurisation des documents selon leur niveau de confidentialité (filigrane, data matrix, signature électronique) et traçabilité par défaut.
• Outils de suivi et de reporting des consultations de documents.
• Contenu adapté à la taille de l’entreprise et à plusieurs entreprises ; outil présenté comme conforme à la loi Climat et Résilience du 25 août 2021, qui ajoute le volet environnemental.
• Dans le cas client Elior, arborescence standardisée adaptable à chaque structure, consultable sur ordinateur, tablette et smartphone, et import de la base des élus après les élections CSE.

Accès des représentants du personnel

Chaque représentant dispose d’un accès permanent, nominatif et sécurisé, encadré par une charte d’utilisation. Les droits sont gérés automatiquement selon les mandats : un représentant ne voit que les documents associés aux instances dont il est membre.

Suivi des heures de délégation

• Définition des instances, des représentants, de leurs mandats et des heures de délégation par instance.
• Déclaration et mutualisation des heures par les représentants, dans les limites et délais de prévenance légaux (paramétrables), avec blocage de la surconsommation.
• Report des heures manuel, mensuel automatique ou annualisé (année civile ou 12 mois glissants).
• Interface de suivi des heures disponibles et consommées, notifications aux managers et export des heures saisies vers le logiciel de paie ou de GTA par fichier déposé sur un serveur SFTP (4 formats).
• Module distinct de la BDESE : celle-ci n’est pas alimentée automatiquement par le suivi des heures.

Vote en réunion CSE

Création des réunions et des délibérations, invitations à voter par SMS ou e-mail, vote en présentiel ou à distance sur smartphone, tablette ou ordinateur. L’organisateur choisit un vote anonyme ou non, le mode de scrutin et la ventilation des mandats ; le dépouillement est automatique, avec historique des réunions et export des résultats. L’authentification à double facteur et l’accès multi-organisateurs sont proposés.

Élections CSE par vote électronique

Application SaaS avec un parcours organisateur et un site de vote pour les électeurs. L’outil contrôle la parité, l’électorat et l’éligibilité, suit la participation en temps réel et produit à la clôture les procès-verbaux Cerfa, l’état de calcul de la représentativité et les listes d’émargement. Selon l’éditeur, la solution est expertisée de manière indépendante et conforme à la délibération CNIL 2019-053. Un vote papier ou mixte est aussi proposé.