En lien direct avec la transition digitale, la dématérialisation des bulletins de paie intéresse de plus en plus d’entreprises. Mais les avantages de cette dématérialisation surpassent-ils réellement ses inconvénients ? Certes, la réduction de la consommation de papier est intéressante d’un point de vue financier et évidemment environnemental, mais quelles sont les conséquences à anticiper ? Les entreprises ont-elles vraiment intérêt à dématérialiser leurs bulletins de paie ? Éléments de réponse dans cet article…
Fiches de paie dématérialisées : quelles obligations ?
Aucune loi n’encadre la dématérialisation des fiches de paie. Cela signifie que l’employeur est entièrement libre de délivrer les fiches de paie sous format papier ou sous format électronique. Toutefois, il y a des obligations à prendre en compte pour l’employeur à la mise en place du bulletin de paie électronique. En effet, lorsqu’un employeur décide de dématérialiser les bulletins de paie, il a l’ obligation d’en informer ses employés seulement un mois avant la remise du premier bulletin électronique et il ne nécessite pas l’accord de ses employés. Ces derniers ont toutefois le droit de s’y opposer à tout moment.
Les avantages de dématérialiser ses bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie offre de nombreux avantages, tant côté employeur que côté employé.
Avantage n°1 : les économies
C’est prouvé, et c’est logique, la dématérialisation des fiches de paie permet de faire d’importantes économies. En effet, lors de la délivrance d’un bulletin de paie traditionnel, ce dernier est imprimé puis photocopié afin que les ressources humaines en conservent un double. Les bulletins sont ensuite envoyés, ce qui implique des coûts tant en matière d’enveloppes qu’en matière d’affranchissement.
Avec le bulletin électronique, les coûts d’impression, de papier, d’enveloppe, d’affranchissement et d’archivage sont totalement éliminés.
Avantage n°2 : le gain de temps
L’impression, les photocopies, la mise sous pli, l’affranchissement et l’archivage des bulletins imprimés représentent des tâches particulièrement chronophages. Avec les bulletins dématérialisés, la plupart des tâches, dont celles liées à la transmission, sont automatisées. Ainsi, l’envoi de bulletins de paie électroniques permet aux équipes des ressources humaines d’économiser un temps précieux.
Avantage n°3 : la praticité
Avec les bulletins de paie dématérialisés, ces derniers deviennent disponibles à tout moment et depuis n’importe où. Ainsi, les équipes RH, qu’elles travaillent sur site ou en télétravail, peuvent les consulter à tout moment. Même chose pour les salariés qui peuvent stocker leurs fiches de paie numériquement et ainsi conserver précieusement les informations liées à leur parcours professionnel, dont leurs droits à la retraite. Avec les bulletins de paie électroniques, les risques de perte sont éliminés. Une démarche qui participe donc à l’amélioration de l’expérience du collaborateur.
Avantage n°4 : la démarche écologique
L’impression fait partie des sources de pollution majeures en entreprise. Le gâchis de papier et d’encre ainsi que le transport des documents ont un impact néfaste sur l’environnement. Avec la digitalisation des bulletins de paie, l’entreprise s’engage dans une démarche écologique fondamentale.
Les outils au service de la dématérialisation des bulletins de paie
S’engager dans une démarche de dématérialisation des bulletins de paie nécessite, pour les entreprises, d’investir dans des outils adaptés et sécurisés, qui sont en mesure de garantir la sécurité et de protéger les données personnelles.
Les logiciels de bulletins de paie dématérialisés
Les logiciels pour dématérialiser ses bulletins de paie permettent notamment de :
- Distribuer l’ensemble des fiches de paie aux employés en quelques clics.
- Accéder à l’ensemble des procédures de paie sur ordinateur ou smartphone depuis partout dans le monde, avec une simple connexion internet.
- Archiver automatiquement les documents tout en générant un historique accessible 24h/24h.
- Rester à jour sur les dernières règlementations grâce aux notifications automatiques en cas de nouveauté ou de modification.
Les solutions les plus performantes offrent également la possibilité de connecter les fiches de paie au compte personnel d’activité pour une automatisation des tâches administratives et de donner un accès dédié et sécurisé à chaque collaborateur.
Le coffre-fort pour la sécurité des bulletins de paie dématérialisés
Même s’il ne s’agit pas encore d’une obligation pour les entreprises ayant opté pour la dématérialisation de leurs fiches de paie, la mise en place d’un coffre-fort numérique RH présente de nombreux avantages.
Ce système d’archivage électronique (SAE) ultra sécurisé permet de mettre à disposition, de stocker et de diffuser les bulletins de paie aux collaborateurs concernés, via un espace virtuel entièrement sécurisé.
Lorsqu’un bulletin de paie est envoyé, le collaborateur reçoit un email l’invitant à récupérer son document sur son espace de stockage numérique. L’interface offre la possibilité de télécharger les fiches de paie et de les conserver de manière sécurisée.
Pour des raisons pratiques et légales, le stockage du bulletin de paie doit être garanti pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
